e-team

効率化のキーワードのひとつが
標準化です。
標準化するためには
個業をやめて、情報共有をしなければなりません。

情報共有での一番のボトルネックが
担当者間での情報共有
採用担当者と人事担当者でうまく情報共有ができていない
社長と秘書の間でうまく情報共有ができていない
関係する担当者が複数人いれば、さらにこの難易度は高まります。

お客様でも
小さな組織なら、社長と私だけなら
そこそこLINEでうまくいきますが
大きくなると、会社でもいろんな担当がいらっしゃり、
うちの事務所でも複数人関わってきます。
「聞いていなかった」
「知らなかった」
できるだけ関わる人が少ない方が共有はしやすいのですが
さりとて逆に少なすぎると個業になるので
やはり情報共有の質を上げるのが一番です。

共有するにはなんでもかんでも伝えたら
受ける方もいやになるので　量でなく質も重要です
対面で
電話、ビデオで
mail、チャット等ツールで
などつたえる方法の選択も重要ですし、
相手が望んでいるものを知ることも大切です
また相手が探したときに探しやすいようにしておくことも大切です。
そう、やれることはいっぱい！

モノは共用ですが
情報は共有です。
ペーパーレスは共有のひとつの効果的なツールであり
（探しやすい、更新がしやすい、ログがとれる）
目的ではありません。


「利は節にあり」


丁寧に情報共有の質を高めていくことで
掛け算の効果が生まれます。

 

【e-team  facebookページ】
～オフィスで出来る整理・整頓・清掃のヒントがいっぱい！～
時・空・間の質を高める「オフィスの3S」
http://www.facebook.com/e.team.3s

【第２木曜日　事務所見学会＆オフィスの３S講習会開催】
～オフィスでの３Sを、実際の現場にてお伝えします～
http://www.e-team.jp/business/consul/retiring.html

【The Outward Mindset（New 箱セミナー企業研修）】
～マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る～
http://www.e-team.jp/business/lacture/hako.html

久しぶりに税務署に行きました。
年末調整の帳票のペーパレスの届をするためです。

e-Taxをはじめ、電子化の推進を進めている国税庁
であろうはずですが、
現場は書類の山でした。

送られてくる年末調整の書類も
納付書以外はいらないんですが。。
（口座引き落としになれば納付書もいらなくなりますね。。）
あの紙代と郵送代と人件費
要らない人は所得税１０００円くらいまけてくれても
ええと思うんですけどね。。
その区別に労力がかかるのか。。
でもいいと思うんですけどね。

来年から確定申告の
青色申告基礎控除が６８万円から５８万になるようで
e-Taxの場合はそのまま６８万円ひいてくれるらしい。


会社でも、年末調整の保険料のデータ送信が来年からはじまるらしい。
これをしてくれない人は会社への事務委託費として５００円もらうとか（だめか？）
なにか差をつけたらどうなるんでしょう。。

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情報は向こうからやってくるもの
こっちからとりに行くもの
両方あります。

プッシュ型（受動的）、プル型（能動的）
というようですが。。。

ざっくりといえば、急ぎと急ぎでないもの
で分けれるでしょうし、
こちらからとりに行く場合は、
そこに容易にたどり着けることも大切です。
（そうでないと、自分用のストックデータが溜まって、
最新の情報が共有されにくくなる）

メールは見ない。
という人が増えているのは
このプッシュ型の情報があまりにも多くて
キャパオーバー、ストレスになっているということでしょうね。
最近はLINEばなれも（とくにLINEグループ）若い子にはあるとかないとか・・
 

かかわりたい（能動的）けど
かかわりたくない（受動的が多すぎ）

情報に簡単にたどり着ける時代
情報があふれている時代
 

だからこそ、
送る側もマナーば必要でしょうし、
自分自身も、情報の整理をしておかないと
要らない情報と一緒に良い情報まで逃してしまうかもしれません。

会社の情報は
流れていく情報と
ストックする情報
は別管理（別ツール）で使いわけするのがよいと思っています。
そして共有するメンバーがどっちの情報かを理解し、
適切な場所に流ること
ストック情報は取り出しやすいようにしまう情報の整頓
の徹底が重要だと思います。

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今日は、犬の日らしいです。（Byアレクサ）
ワンワンワンア

ん？？
「じゃあネコの日はあるの？（アレクサ）」
と聞き返すと、
どうやらあるらしいです。

にゃんにゃんにゃん（２月２２日）

よかったね。

ちなみにそれは日本だけで
世界ネコの日は８月８日らしい。
ん？？いっしょ？？。。。

税務署から年末調整の分厚い資料が送られてきて
いっきに、年末モードになってきました。
なんとかこいつも紙なしでやっていきたい！

てなことで、今年は、みんなにデータ申請を強要してます。

これを税務署に出しておくことで、紙管理でなくてもよくなります

源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請

ちなみに国税庁も来年からマイナポータルをつかって
データでのやりとりで年末調整ができるよう構想しているようです。

https://e-team.keikai.topblog.jp/management/blog/blog_item_edit/blog_item_id=2384

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情報化社会でどんどん便利になってくる！
といえば大きな流れはそうだが
なかなかひとっ飛びにはそうはならない


先日もデジタルマネーの給与支払いの規制緩和が遠のいたところ
サイバー攻撃などセキュリティー問題や業界のセクショナリズムなど
さまざまな問題が立ちはだかる


労務の行政への手続きも簡単にと言いながら70歳到達、75歳以上の方じぇの賞与手続き、扶養の収入要件や2以上加入者の別申請、チェックの付け方など複雑さ極まりない


手続きの仕事はそのうちなくなると言われながら
事務組合はおそらく電子化の波は不可能に近いし
労災申請なんて差し戻しの応酬だ。

データのやり取りは
IDパスワードが山のように存在して
わからなければそれだけでリードタイムが狂ってしまう

組織では個人のように指紋や眼球認証に全てを変えるとはいかず
管理のストレスがハンパない

3Sでも機能と美しさの反比例に苦しみましたが
便利さとセキュリティーは相反するのですが両輪なので
面倒臭さとも向き合わなければ
前には進めないんですよね。。

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車の営業マンの方や
美容師の方
保険の方
 

顧客として長らく担当してくださっている方がいる。
でも、その方々もだんだんと偉くなり、あるいは年を重ね、
いらっしゃらないことや
あえないことや
予約が取れないことが多く
他の方（若手の方）が対応してくれることが
多くなってきた。
退職はされていないが現場の第一線から身を引かれているようだ。
じゃあ、相性のいい担当の方でないなら
他に変えたら？
とも思うが、
「●●からこうこうと聞いています」
「●●よりこうこういわれています」
と自分の好みや考えの申し送りがされていて
その方の対応も良く
もともとの方がときどき出てきて顔など出されると
人についていた客であったものが
店や会社につく客に変わっていってしまう。

自分もそんなふうに
自分だけでなく、会社のファンになってくれるといいなあと
感じます。

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労働保険の年度更新の黄緑色の資料が送られて来ました
けっして時限爆弾ではないのですが
皆さん、この資料を一刻も早く手放したいようです。
 

電子申請を行う際のアクセスコードさえ教えていただければ
あとは破棄していただいてOK
(お客様は基本口座振替にしていただいているので）
とお伝えしており、
FAX、メール、LINE等での写真送付
といろいろ来ますが、
 

今年のあたらしい傾向としては
FAX連絡は激減（まだありません）

中小零細企業はまだまだFAXと思っていたのですが、
LINE等SNSの写真に一気に切り替わってきた感じです。
事務員さんはPDFでメールで送ってくださる方が多いですね

事務所のFAXは紙ではなく
データで来るようになっていますが、
いま、きているFAXはDMばかりです。

FAXが博物館行きとなる日も
近いようです。

ちなみに、郵便局さんの労力（物流はただえでさえ人手不足なのに。。）
印刷物の無駄
時限爆弾の恐怖とこのやりとりの労力削減
のためにもアクセスコードでなく法人番号と労働保険番号で
情報入手させてほしいです。。。
（一緒に保険料もその分まけてほしい。。）

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パソコンジプシー２日目です。

デスクのフリーアドレスにつづき
パソコンも修理でないので、まさにパソコンフリーアドレス
 

パソコンの中にデータはないので
物理的には問題ないはず
でしたが、
問題が２点おきました。
 

ひとつはホームページを修正する際、
ソフトが自分のパソコンにしか入っていなかったこと。。
ソフトをインストールしなければならない。。
 

もうひとつは会計ソフト
データはクラウドにあげているのですが
自分のIDで入る際（IDの数に制限があります）
元のパソコンでソフトから解除設定をしなければならない。。
んーーー
いずれもソフトがらみ。。
 

ソフトのインストール系は
どうしても「どこでも」の制約があり
自由が効きません。。
当然、テレワークの壁のひとつになりますね。
クラウドが人気のわけがわかります。

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パソコンのエンターキーが割れた事件で
ようやく修理に出せそうです。

１０日くらいパソコンがないので
事務所の共有パソコン（主にWeb勤怠とFAX受け用）
のものをしばらく使うことになりました。

パソコンの中にデータは残さない！
を事務所３Sルールの一つにしているので
理論的には問題なくいけるはずですが・・
何が起こるか・・

とりあえず今のところ順調です♪

ただし、アイコンの位置など
微妙に共有パソコンが自分仕様に代わっていっています（笑）

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昨日は法定調書の締め切り日だったようで
会計事務所さんはどたばたされていたようです。
ソフトで打ち出したお客さんの年末調整の給与支払報告書も
事業主さんに合計表と合わせて
税理士さんに渡してくださいね
と言っていましたが（市町村郵送便に入れてもらえるかと思って。。）
どうやら今時、報告書は郵送や持参で持って行ってないようです
（すべて電子でやっているので、紙でもらっても困るといわれました。。）

税理士さんはきっと専用ソフトがあるんだと思うのですが、
電子証明書があればel-Taxという地方税の電子申請ソフトで
電子申請ができます。（うちはこれでやってます）
簡単に？とはいいませんが（汗）
馴れてくると簡単にできます。

マイナンバーを郵送するリスクが嫌なので
必死についていっているのが現実です（汗）
マイナンバーは電子申請が進む一つの要因になっているかもしれません。


そういえば、あらたにマイナンバーの郵送リスクが増えました。
中小企業退職金共済（中退共）
あれ、いま、申請する人も
事業主が退職を連絡する用紙も
マイナンバー欄が追記されているんですね。
（H28年以前の用紙は使えないといわれました）
あれもなんとか電子申請できるようにしてほしいです。。。
 

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