e-team

昨日は
ZOOMでのリアル配信Q＆A講義でした。
事務所は電話の音が聞こえてはいけないので、
自宅より配信。背景が事務所の壁というのがなんとも変。。


ねこが邪魔しないように隔離し、
音源関係はすべて消して、
照明もOK、化粧もOK、クロマキーOK


でスタート
自宅からこのカメラ向こうに
全国のいろんな人につながっているのがとても不思議。。
後半、西日がさしてきて、
ライト以上にまぶしく、
夕方、自宅にいることはほとんとないので、想定外。。
クロマキーが透けるので少し退席。カーテンを閉めて、

さらに、「インターネットが不安定な状態に」と出る
ネット環境は全然悪くないのに？？
そのうちカーソルが動かなくなり
カメラが消える。。


講師映像まっくらでの唯一声だけの。。講義に
再起動したいが退室にはできない。
ほかのモバイルで入ろうか・・いまさら？
混乱の中、終了。。

ウインドウズの自動更新が入ったようです。
なぜ？今？このタイミングで！！

なさけなくて申し訳なくて、
昨日も事務所30分停電あったし（Wifi落ちた）
オンラインは想定外のトラブルいろいろあって怖いです。。


非常に落ち込んでいましたが、
まわりのみなさんのフォローでなんとか立ち上がっています。。

同じホラー体験をされないようにと思って書きとどめておきますに・・

【e-team  facebookページ】
～オフィスで出来る整理・整頓・清掃のヒントがいっぱい！～
時・空・間の質を高める「オフィスの3S」
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【第２木曜日　事務所３SWeb見学会＆オフィスの３SWeb講習会開催】
～オフィスでの３Sを、実際の現場にてお伝えします～
http://www.e-team.jp/business/consul/retiring.html

【The Outward Mindset（New 箱セミナー企業研修）】
～マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る～
http://www.e-team.jp/business/lacture/hako.html

メールの情報管理不能の問題解決として
Gmailに統一しようといろいろやってます
自分のメールアドレスはもう20年近く使っていますが
その間サーバーも変わり
メールの設定方法も
よりセキュリティーの高いものへと変わっているようです
ずっと同じものを使って変更しないままだと、
慣れがあるため意外と不便は感じませんが
時代や技術はどんどん進歩しているので
知らず知らずのうちに古いものになっていってますね。


IE(インターネットエクスプローラー）も
サービスが終了するため
本当に見直さなければと思っています。
それもかねてのフォーメーションの改定です。


新しいものは最初は気持ち悪いですが、
やっぱりメリットもたくさんあります。



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久しぶりの週の中休みです。
（と言っても仕事していますが。。）

先月は箱研修が土日3回あって
みんなに振替休日とってもらったのですが、
みんな平日の休日は普段できないことができていい
ととても好評でしたが
その分、通常業務（今は一人育休なので4人で回している）
が一人減って3人で回すため、忙しく
土日もお休みがないため、
なんだか平日ではないけど、（仕事もしてるけど）
電話もなく、急な依頼もないゆったりとした週の中休憩は
リフレッシュできます。

週休3日はいきなりは無理ですが
振替で平日休み（その代わり土日をどこかで出る）
ようなことをやってみても
私生活や仕事のテリトリーが増えて
よいかもしれません。

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現在これで、事務所内もプライベートも
情報管理をしています。

原本が必要なものもある。
確かにそうです。
でもそういうものも
いざ情報が「見たい！」という時ように
やっぱりデジタルでも置いています。

このルールを守るため、
先日いただいた職業紹介の
そこそこの分厚いテキストを
カッターで切って、
スキャンしました。

通帳の表紙も
カードも
会員カードも
原本もあるけど
意外とデジタルで事足りることが多いです。

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ペーパーレスの
お悩みをお聞きしていて
感じたこと。

新しいシステムを入れても
やり方を変えたくなく、断念してしまうということ。

たとえば、


本はやっぱり
紙で読みたい。

セミナーはやっぱり
Webでなくリアルで受けたい、やりたい

現金で決済したい
 

調べるより聞いた方が楽

「そこは無理」というけれど
でも、習慣を変えるって
そういうひとつひとつのこと。


最初はなれなくても、
ガラケーがスマホに変わっていったように
そのうち
「慣れる」
と思います。

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電話の短縮の設定や変更は
良く行うが
ワンタッチダイヤルの設定や変更は
めったにやらないので
発生すると、？？ドルフィンで検索
全体のマニュアルはあるが
膨大な量で、これまた探すのに時間がかかる

機械に勘のいいスタッフが
雰囲気でいじっていたら
「あ！出来てしまった」
 

勘でやった流れを
なんとか再現し、
その手順をかきとめ、
検索ワードと一緒に
デジタルドルフィン登録
 

これで次は検索で6秒で出てくる。
一安心。。
おぼろげな知恵はその場で再現可能にしてコンプリートする
 

そんな習慣が事務所にはあります。

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情報の３S あるあるQAシリーズその３

Q:もしかしたら使うかもしれない書類はどのようにすればすればよいしょうか？
 

A:バッサリ言ってしまえば「いつか使うは使わない」です。
そう教わりました。

それでも捨てられない場合は、
整理の　生品、休品　半死品　死品のなかで分けて（おそらく休品か半死品でしょう）
そのレベルに応じて遠くに保管しておくことです。
 

日々使うもの（生品）の中に「もしかしたら使うかもしれない書類」が
まぎれていると、生品の領域の鮮度が落ちますよね。

理屈でいえば簡単ですが、
整理がまだ慣れないうちは、目利きが甘いので、
この区分をつけるのがなかなかです。
なので、一発で捨てれなくてもいいじゃないですか。

年に何度か整理の日を決めて
捨てたり、保管してみてください。
そのうち、同じものでも
「あれ？なんでこんなの置いてたの？」
となってきます。
目利きが効いてきた証拠。

またその書類がどういう書類かを
分類し、その原因を改善していくことも重要です。
 

たとえば、
①とても大切な書類で、データが飛んだら大変！（過去にそういう経験あり）
というものならデータのバックアップの強化をしてくのです。
（e-teamではバックアップはクラウドも含め、３つあります。毎日更新されていて、5日前の分までさかのぼれます）
 

②データで探せられないかもしれないから、紙で残しておく
紙で探した方が早い。
それであればデータ検索の制度を上げていきましょう
（情報の３Sをしていく）
データで紙より早く、しかも必ず探せるようになれば、
心置きなく書類とさよならできます。

③思い出の品。
こいつがなかなか面倒です。強敵です。
まあ、そういうものはご自宅に（笑）
でも、意外と置いていたこと自体を忘れていた。なんてこともあって
そんなに思い出でないのかな？とか後から反省したり。

e-teamではこのように改善を繰り返し、目利き力を高め、
５年かけて当時高さにして13メートルあった紙書類を4.5㎝以下（A4コピー用紙1冊）までなくしました。

 

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若い子ばかりの店舗の給与
LINEだけで完結する。

各人が手書きした出勤簿や売上が
写メでまとめて送られてきて、
それをもとに計算、
Web明細をオーナーがスマホで確認し
公開、各人がスマホからIDパスワードで入って明細を見る
 

こちらはパソコンを介していますが（紙は一枚も出ないが）
先方は手書きかスマホ。パソコンはとんでる


郵送とかで書類を頼んだら、
返信用封筒渡していてもめちゃくちゃ遅いんですが
Lineの返信の速さはぴか一

若い方と接していると
これからの方向性が
ぼんやりと見えてきます！

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