e-team

最近、
クラウドやリモートで
お客様のシステムに入らせていただく機会をいくつかいただきました。

とにかく「便利！」なんです。

今まではこちらでシステムを用意し
設定も運用フォローもしながら
お客様に利用していただくスタイルをとっておりましたが、
こちらが入っていく
というスタイルも有りですね。

コロナをきっかけに
情報のいろんな壁が超えられるようになってきて

いろんな可能性を感じます

【e-team  facebookページ】
～オフィスで出来る整理・整頓・清掃のヒントがいっぱい！～
時・空・間の質を高める「オフィスの3S」
http://www.facebook.com/e.team.3s

【第２木曜日　事務所３SWeb見学会＆オフィスの３SWeb講習会開催】
～オフィスでの３Sを、実際の現場にてお伝えします～
http://www.e-team.jp/business/consul/retiring.html

【The Outward Mindset（New 箱セミナー企業研修）】
～マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る～
http://www.e-team.jp/business/lacture/hako.html

今日は事務組合の総会
コロナの感染対策として
理事だけの最少人数で行いました。

〇〇クロのエアリズム、
フェイスシールド
などを付けた面々

みんないいネタもってます。
（きっとお客さん先で見せびらかすんでしょう。。）

同業者どうし集まると
いろんな情報交換ができて
自分で調べるより一気にいろんな情報がはいるので
助かります。

情報の整理と
いい人脈
変化の激しい時代
この二つは貴重です。

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お客様よりeLTAXの住民税特別徴収の
市町村追加がわからないと連絡があり、
わたしのたどたどりしい記憶をたどりました。

きっとまた忘れると思うので備忘録として。。

ここから

こうして

「提出先編集」のボタンの「提出先・手続き情報追加」
ここから追加

です。

そうそう、ややこしかったんだよなーこれ。

のど元過ぎればなんとやら。忘れないように残しておきます。

eLTAXはWeb版とダウンロード版があり、
出来ることが微妙に違って、
この市町村追加は
ダウンロード版しかできません。（上記の写真もダウンロード版のメニューです）

https://www.eltax.lta.go.jp/eltax/software/
こちらよりダウンロードも出来ます。

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働き方改革支援の相談員に今年度も当たっているのですが、
この時期、対面相談は自粛されているので
きっと時差なんでしょう。。
 

今回はリーフレットなどが
ペーパーレス事務所に
なんと段ボール6箱も送られてきました。。。

今、在宅勤務なんで・・
家まで運びなおして・・
いやがらせか・・・とぼやきながら・・

（配達員の方、全国の支援員全員にこんな重い荷物を・・ご苦労様です。。
いま、配達員の方の気持ちをかみしめてる。。。）

去年の分とダブっているものは捨て、
おそらく使わんやろうな・・
と想定される冊数は減らし【整理】
（去年のと合わせて、廃棄は段ボール3箱になりました）
とりあえずすぐ要るものが出せるようにまとめました。【整頓】

書類はどれもフェアな縦置きが原則です。
下のものは取り出すのが大変なんで・・

てか、データで全部あるんですけどね（涙）

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年度始まりは
国民年金保険料
年金額
労働保険料率の決定
いろんな額の決定改定があります。
聞かれた際に、探すのに苦労するので
HPにリアルタイムシリーズで上げています。

リアルタイム保険料率

リアルタイム国民年金額

雇用調整助成金も特例拡充が4月から開始し、
助成金冊子も4月からあたらしくなり、
これらの情報集めがあります。
役所の方の異動もあるしね。
 

しょーもないですが
ゴミの収集カレンダーも新しくなり、
事務所の年度末までの掲示期限も変えてと、
情報更新のネタがいっぱいある年度始まり。
これも情報の３Sの一つだと思って磨いています。

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4月から新しくなる時間外・休日労働に関する協定届（通称：36協定）
けっこう年度始まりの36協定が多いのでドタバタしています。

流れとしては
１．内容をきめていただき
２．労働者代表を決めて、労使の印鑑をもらい
３．監督署に2部出して、
４．１部は役所の控え、１部は事業所の控えとして受付印をもらい
５．事業所にお返し、
６．業規則と一緒に綴じておいてもらう。
 

と、けっこう多工程です。。
ペーパレスの当事務所ですが、
この時期は紙のやりとり、郵送等が頻発します。。
 

電子申請できるんですが、
労使の電子証明書が要ったので（そんなもん持っている労働者おらんし。。）
はんばあきらめていたのですが
なにかで添付だけで出来ると（電子証明書要らない）と読んだので、
まじか？と思い、調べてみると
どうやらいつのまにか提出代行証明はいるけど
労働者の電子証明はなしでもできそう
（というか、36協定はよくよく見ると署名もしくは記名押印になってる！）
 

ということで何事も実験
うちの事務所の労使協定を
初めて電子申請でしてみました♪
 

そして今日、無事公文書が返ってきました。
週末出しての今日なので郵送より断然早いですね♪


あ・・・A4縦　なんですね。。。（無理やり。。）
受付印の代わりに、こんな印鑑っぽいのがありました。

あ、日付は当日か。やっぱり早い！


署名してもらった36協定のPDFを添付して、
さらにe-Govで36協定の内容を入力と
ちょっと手間がかかるのですが
でも、郵送や訪問のやりとりが
データでできるのも魅力的♪
作成してからお客様の手元に届くまでのリードタイムは
こちらのほうが早いです。
就業規則も同じ原理でできるようだし
（遠方の監督署は郵送してもなかなか帰ってこん。。）
これは使えるかも・・・


てなことで、また紙へらせそうです！！

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所得税の申告特例納付を初めて電子納付しました
e-Taxのインストールが毎度毎度更新で大変面倒臭いので
ウェブのe-Taxを使ってみました
こっちの方が断然便利ですね


新しいシステム等は最初慣れずに色々と大変なのですが
そこをやっていくことで
だんだんと慣れと同時に問題解決能力が上がっていくような気がします

筋トレならぬ
Webトレです。。

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とうとうこの最後の奥の手を使ってしまいました

移動中などボイスでブログの内容をしゃべり
それを修正してアップすると言う技

いろんなとこで聞いてはいたが、
まぁ最後の体と見て見ぬふりをしてきたが
どうしても忙しくて打つ時間がなくなってきたので
車など移動中に思ったことをしゃべってみた

流石に便利で早いが、
難点としては打っているといくらでも修正ができるのでざっとした言葉で書くが
ボイスの場合は後から修正するのがめんどくさいので
きちんと文章として成立するように喋ろうとするとなかなか難しい

でも修正をするとやはり効率は下がるので
一発で文章として成立するようこれで鍛えていくことで喋りが上手になるかな

あとネタを思い出したときに、携帯があればしゃべれるのもありがたい。
だいたい、ああこれ書こうかなっておもうのって
パソコンを前にして思うことはほとんどないので。。

そういや、介護などの方の
引継ぎなどの日報も書く時間がないとよく聞くが
ボイス機能つかえばええのになあと思ったりします。

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今年は年末調整の各人の申告書を
事務所ではWebでやってみました。

今回使ったのはこれ
https://www.bnccloud.biz/nencho/

ものすごくスムーズで楽だったので
お客様のところでも、比較的パソコン使用率の高い会社さんへプレ導入してみました。
 

実際やってみると
これまたいろんなことが解ってきました。
 

①ITの慣れ以外に、
普段の習慣が現れる。
 

紙の扶養控除申告書や保険料控除申告書を
きちんと書いてくる人は、Webでもきちんと入力してくる
紙でのこれら申告書を毎回書かずに、総務に空白で出す人は
Webでもやっぱり入力されない。
 

②同僚等の仲の良さが影響する。
 

たとえば、入れ方がわからない、入り方がわからない
など躓いた際、だれかそれらをうまく突破した人が
「これはこうするんよ」とか周りに教えたり、
あるいはつまづいたひとが「これどうしたらええん？」など
周りに聞いたりできる環境があると、
こちらがフォローしなくても、
落ちこぼれる人なく全体的にクリアしてこられる。

①は本当にそうで、
ペーパーレスしたい！とう会社さんは多いのですが、
習慣も変えないと、ペーパーレスはうまく機能しない
そう感じます。
守るべきルールを決め、決めたルールを守る。
結局これに尽きるかなと思うのです。。。
 

②もそのとおりでチーム力ってこういうところに
あらわれてくると思うんですね。

効率化を進めるには
ツール以外にこんなところも強化すれば
効果は倍増するかなと思います。

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効率化のキーワードのひとつが
標準化です。
標準化するためには
個業をやめて、情報共有をしなければなりません。

情報共有での一番のボトルネックが
担当者間での情報共有
採用担当者と人事担当者でうまく情報共有ができていない
社長と秘書の間でうまく情報共有ができていない
関係する担当者が複数人いれば、さらにこの難易度は高まります。

お客様でも
小さな組織なら、社長と私だけなら
そこそこLINEでうまくいきますが
大きくなると、会社でもいろんな担当がいらっしゃり、
うちの事務所でも複数人関わってきます。
「聞いていなかった」
「知らなかった」
できるだけ関わる人が少ない方が共有はしやすいのですが
さりとて逆に少なすぎると個業になるので
やはり情報共有の質を上げるのが一番です。

共有するにはなんでもかんでも伝えたら
受ける方もいやになるので　量でなく質も重要です
対面で
電話、ビデオで
mail、チャット等ツールで
などつたえる方法の選択も重要ですし、
相手が望んでいるものを知ることも大切です
また相手が探したときに探しやすいようにしておくことも大切です。
そう、やれることはいっぱい！

モノは共用ですが
情報は共有です。
ペーパーレスは共有のひとつの効果的なツールであり
（探しやすい、更新がしやすい、ログがとれる）
目的ではありません。


「利は節にあり」


丁寧に情報共有の質を高めていくことで
掛け算の効果が生まれます。

 

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