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2020年09月10日(木)更新

請求書の改善経緯

開業当時、
請求書は自分で作ったExce
お客様ごとにシートに分けて作っていたが
それもすぐにめんどうになり、
社労士用のExcel汎用ソフト使うようになった。


自動で翌月の請求書を作ってくれたり
年度末には支払調書を作ってくれたりと
マクロを駆使したこの汎用ソフトは便利ではあったが
バックアップの問題、要領の肥大化
なにより件数が増えてくると会計ソフトと数字が合わない
会計ソフト、請求書ソフトそして口座引き落しと
別々のシステムなので3つの数字が合わないといけないのだが、
やはり人間、転記ミス、記載ミスがあり、会わない際は原因追及に時間がかかる
これって仕事のようにみえる無駄


封筒に宛名シールを張って、
請求書をつめ、事務所ニュースや必要なお知らせを入れる


お客様への請求書の作成、郵送に
2日くらい時間をかけていた。
 

請求書にも宛名住所が入るので、
封筒の宛名張りをやめて、窓付き封筒に変更
これで宛名張りの手間も減るし、
なにより封入ミスがなくなる。


さらに、口座引落のシステムより
通知はがきを出してくれるサービスがあるのを知りそれを利用開始
こうして請求書の出力、郵送を廃止。
請求書と一緒に同封していた事務所ニュースはメール等のデータ配信にし
浮いた費用で口座振替手数料のお客様負担をなくした
1回110円という費用もそうだが、
お客様の経理仕分けが一つ減る価値が大きい。


次に、請求書システムを今までのエクセル汎用のものから
会計ソフト(弥生)と連動する子会社の請求システム(Misoca)に変更
自動取り込みシステムを入れることで
請求システムと会計ソフトの数字合わせがなくなった。
クラウドなのでバックアップ問題も同時解決
見積とも連動できる


社内の状況はどんどんかわり、
市場環境もどんどんかわり
法律も変わり、
昔と同じやり方をしていれば
仕事はどんどん増え複雑化しきっとすごい時間がかかっているはず


経理は経理担当者に任せきりで
社内ではパンドラの箱状態になっているというのは
よく聞く話。
私はたまたま経理がすきなので、
担当者任せにせずけっこう中に入っていったが、
経営陣ももっと介入し、問題を発見していく必要があるような気がする。
領収書、請求書の電子保存も解禁になっていて
昔よりずっとコストは安く実現可能だ。


まだまだ道半ばですが
つぎは源泉問題ですね。。
(お客様や会計事務所さんの経理負担があるので)
これにはいろんなハードルがあるのですが
トライしていこうと思います

 

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~マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る~
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2020年07月21日(火)更新

時間をお金で考える

リモートのTeamViewerが
接続できなくなった。
どうやらアルゴリズムというものでそのように判断されたようです。
個人用の場合は無料ですが、
商業用の場合は有料なんですね。


まあたしかに、思い当たる節がありますので
何も言えません。


テレワークにはそれなりにIT投資が必要。。
たしかに無料に越したことはないですが、
使わないことによる見えない費用のほうが
結構大きかったりします。
1秒1円
費用対効果を考えながら
投資していきたいと思います。


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2020年06月19日(金)更新

働き方改革を進めたらそのままコロナ対策になる

コロナの影響は大きくは業種によって違いが大きいですが、
それでも会社によっても違うようです。


感染対策はしっかりされているものの
業績的には影響はほぼないとおっしゃるK社さん
営業さんとかは影響あったのではないですか?
と聞くと、
働き方改革で
以前から営業方法はいろいろと模索していたが
このコロナが逆に(顧客の理解も得られやすくて)一気に加速した感じ
とおっしゃっていました。


システムを入れるだけではうまくいかないよ
というのは社長も私も実感する部分。
うちも日ごろの3S活動やペーパーレスを進めてきたことがあってこそ
それがそのままコロナ対策にというか
日頃の取り組みが逆に加速した感じはする。


働き方改革、大変ですが
すこしコロナが落ち着いてきた今だからこそ
しっかり進めていきたいですね。


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2020年05月26日(火)更新

無駄 2波!

早合点して
進めたら、
途中、修正があったことに気が付かず、
10歩進んで7歩下がらなければならないことに(涙)


えーーー
なんでーーー
いつ(連絡あった?)ーーーー?
まじーーーーー?


てか、この時間が一番
「無駄!」
であることを知っています。。。
(でもなかなか切り替えできません。。)


はい。ターン
もどりますよっと。。


ミスも抵抗の時間も
減らせられるようにがんばります!


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2020年01月15日(水)更新

今どきー??

ここ最近
タイトルのセリフを何回か言っている。。

「今どきドットプリンター???」
「今どき、本人持参しかない???」
「え?今どき32ビットしか動かんのー」(Excelのこと)


令和になったので勝手に普通はこうなってるだろうと思ってることが
昭和のままの運用だったりすると
こっちの勝手ではあるものの
思わず出てしまうセリフ


自分たちもこう言われないように
あたりまえを見直していきたいものです

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2019年11月25日(月)更新

ケツを決める、守る

ケツが大事

お客様がSNSでこんなことを
訴えていました
(もちろん、終わりの時間が!という意味ですよ)
残業なしのコツだそうです。
ええこと言いますね♪


デッドラインがないところは
デッドラインをどこで引くか
ルール化することは大切です。


以前は12時になったら電話が通じないとか、
17時になったら留守電に変わるとか
くっそーーー
と思っていましたが、
実際に一定時間に電話がとまると
ものすごく仕事が進んだりします。
集中できます。


銀行の15時でシャッター閉まる
が最たるものですよね。


業務のデッドライン
提出資料のデッドライン
帰りの時間のデッドライン
活動のデッドライン


そしてケツをどれだけ遵守できるか
が改善であり、組織力だと思います。
締め切りにきちんと間に合わせる人が
組織で100%だったら
一流ですよね。
ふつうは何人かが遅れてくる
二流です。
全然あつまらない
三流


3Sでは会社のレベルをルールの順守率で
このように定義されています。

守ることを決め、
決めたことを守る

みんなが守れるように工夫する
今日も自分の、組織のデッドラインを
守っていきましょう♪


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2019年11月09日(土)更新

去年できないことが今年はでるようになってる

会計、労務の電子化の波が一気に来ていると思います。
いや、環境は整っていますが、
それに乗っかるところと
気がついていないところはまだまだ多いです。
 

うちの事務所でも
ほぼペーパーレスで動いており、
今年は会計のペーパーレスが目覚ましく進み
労力は今までのほぼ1/3になりました。
以前はできなかった、年末調整も(生命保険等の領収書原本保存だけまだですが)今年は攻略できました。
 

銀行攻略も
どうやらしらべてみると
住民税や所得税もいけそうなので
(土日はe-tax,eltaxどちらも動いていない。。)
これもなんとか攻略して
「納付書に間違わないように記入して、銀行に納付しに行く」
をなくしたいです
(あのめんどくさいeltaxがずいぶんスマートになっていた。。)


というと、
うちもやりたい!という事業所も多いかと思いますが、
とうぜん、想いえば勝手にやってくれる時代はまだ先で
その申告を「する人」が必要になります。
私はこういうことが好きなので、なんとか攻略して
元帳もできるよ、領収書もできるよ
といままでたくさんの方に教えてきましたが、
実際された方は、税務署への届出を含めてゼロです。
いそがしくて・・
時間がなくて・・
理由はこんなかんじでしょうか。。
そう、新しいことは最初慣れるまでの意欲と時間がかかるのです。。

 

経営者さん自身がするならともかく
会社にいるスタッフさんが
その時間とリスクをとってできるか、
もっといえば、やろうとしてくれるか
ITリテラシーがあるようなら、なおさらかもしれませんし
経営者からのそれなりの権限以上、情報開示も必要になります。


実際に電子でやる場合ソフトを使うことになりますが
ソフト会社は売るのが専門なので、ヘルプディスクの力はあまりあてになりません。
そうなると法律をしった専門家が実運用でフォローすることになります
なのでその先生方の外注先のソフトを共有する
のがお互いにとって一番良いとおもっているのですが
ソフト会社からソフトを調達し、そこに専門家がはいって操作する、フォローする
ことを望まれるようなケースも出てきています。
こういうことも実験していくフェーズにきているのかもしれません。


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2019年09月04日(水)更新

集中できる時空間


月初はいろいろと忙しい上、
電話等の問い合わせも多く、
業務がなかなか進まない。


今は働き方改革のおかげで
休日や営業時間外のやりとりは各段減った。
その代わり、営業時間内に連絡が取れないような際は
お叱りを受けることもある。
相手も忙しいのだ。

なので
きちんと考えたり、集中して確認しなければならない業務は
電話などがこない業務時間外になることが多い。

この集中した時間がとれないと
どうしても業務はたまる
同時に比例してストレスもたまる


銀行は今も多くは15時ごろに窓口が閉まる。
それで仕事が終わりなのではなく、そこからお金をきちんと合わせるなど
内の業務がはじまるのだ。

今考えるとあれはお客様にとっては不便だが
業務処理としてはいいシステムだ。
区切りができるので
処理に集中できる。

3Sでも3Sを行う時間はもちろん
改善記録や資料作りの時間も必要で
それが取れないと、ルールがみるみる崩れていく

先日、ある管理職さんが、
忙しくて現場のフォローにはいってばっかりで
資料作成がまったく進まない
と嘆いておられました。

あるコンサルタントさんが
ストレス対策として弱っているときは結界をはって充電するといい
というようなことをおっしゃっていましたが
人とのかかわりは大切ですが
時には雑音のないこういう結界もバランスとしては必要ですよね。
 

集中デスクワーク時間
1日1時間でもいいので所定時間内に作ってあげると
ストレスも業務も減っていきそうです

 

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2019年08月07日(水)更新

請求書 アナログとデジタルの間

最近、Web請求書が増えています。
まあ、私のところもしたいのですが
いろいろパターンがあるようで
 

①メールでお知らせ、クリックで開く
(ちなみにうちはこれを検討中)
もあれば、
②メールでお知らせ、クリックでサイトに飛び、ID,パスで入る
もあれば
③そのサイトに行き、ID、パスで入りとる
(電話料金などがそう)
 

というのもある
番号が増えるほど、めんどうだ。
特に③などは数が増えたらどうするんだ。。
(とりあえずデジタルドルフィンズのリマインダーで上がってくるので
なんとかなっているけど)
そもそもIDパスワードかける必要あるか??
って思うのは私だけ?
 

といって郵便物も
ほしいときに手に入らない不便さがあるし
経理もやり方の過渡期ですね。


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2019年07月10日(水)更新

労務ツールも時代によって変わってくる

時代によって、労務管理も使うツールが変わってきていると思います。


平成の頃は途中からエクセルの限界を感じてきました
マクロや計算式
素人でもちょっとしたシステムがくめるような便利さ
わたしも開業時は
給与計算ソフトと称したエクセルを開発し(ヒマだったので)
手書きのお客様には無償提供して
けっこう活用してきていただいていたのですが・・
 

度重なる料率変更や(手修正)
データを消してしまったり(バックアップができていなかったり)
手修正で計算式が消えたり
追加した項目に全体の整合性がとれていなかったりと
上書きしてしまったりと
小さなミスがいろいろと起こるんですね。
 

なによりデータの流用をする際
コピペコピペ作業がいる。。
まあ、計算式いれたらいいんでしょうが、
それがまた前記のようなミスにつながる


で、平成20年以降くらいからは
ソフトにどんどん転換していきました。
ソフトもクラウド系のものにすると
データ転送の際のトラブルが減るので
 

私の中では
昭和=手書き→エクセル
平成=エクセル→ソフト
そんな変化を感じてきました。
 

令和は
ソフト→連動、AIなどで自動化

になっていくかもしれません。

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会社概要

顧客の職場環境をより良く働きやすく整えます ホームページ【e-team】   http://www.e-team.jp/ facebookページ【労務の3S】 http://www.facebook.com/e.team/

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個人プロフィール

奈良県生まれ大谷大学短期大学部卒業転職4回(大阪にてベアリングメーカー、広告代理店、建設業等勤務 高松にて会計事務所勤務、平成11年社会保険労務士試験合格 コンサル・社会保険労務士事務所にて勤務)2001年9月仲井京子社会保険労務士事務所開業2006年4月有限会社e-team設立2007年よりAB...

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