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2020年12月18日(金)更新

的確な指示


助成金の添付資料で
購入先の企業の担当者に
いろいろとお願いをしたつもりが
なかなか意思疎通できず
切れそうになった(相手はもっとそうだと思うが)

打ち合わせの際
社長に説明すると
その場で電話をしてくださり
優しい声で
わかりやすく、短く、的確な指示を出された。


「1分で話せ」
クリスマス本のひとつだが
この本、社長にセレクトしなくてよかった(笑)
目の前で実演いただき、
仕事が出来る人は
適格な指示をだせる人と
あらためて実感。


相手が仕事ができない
というまえに
自分の指示の出し方を
研究すべきかもしれません。

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時・空・間の質を高める「オフィスの3S」
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【第2木曜日 事務所3SWeb見学会&オフィスの3SWeb講習会開催】
~オフィスでの3Sを、実際の現場にてお伝えします~
http://www.e-team.jp/business/consul/retiring.html

【The Outward Mindset(New 箱セミナー企業研修)】
~マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る~
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2020年11月30日(月)更新

小口現金問題

今、改善したいなあと思っていることが
小口現金

以前は小口現金をスタッフに任せていたが
清算がたまりやすくてリードタイムも悪いし
非効率なことが多いので、
やめにした。


直接私の所に
領収書を持ってきて
清算してもらうことにしたのだが
これもいまふたつで
今度は逆に全然領収書が上がってこない。


まあ、私がいないことが多いので、
流れが悪くなるのは当然だ。


そもそも領収書がなかなかあがってこないし、
上がってきても現金清算というのがイケてない。


そこで次考えているのが、
そもそも領収書はスキャン保存をしているので
携帯に弥生レシート―アプリを入れてもらい
その場で上げてもらうこと。
弥生で個人別の未払い勘定項目を作り、
月末清算、給与と一緒に振込


清算業務は各社悩みが大きいところで
ソフトやアプリで
効率化をしようとしているところだが
やり方は様々、うちも模索は続きます。。
キーワードは
やっぱりペーパーレス
ノーキャッシュ
かもしれません。


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2020年11月25日(水)更新

集中力を高めるコツ


事務所MTで、今月読んだ本の発表というもので
集中力を高めるという本より
日常、小さな選択がいくつもあるが
それに意外と集中力を消耗するので
ルール化してルーチン化することで
集中力をいざというときに高めることができる

というものがあった

たとえば
これ(面倒なの)、いつやろう?とか
足らなくなってきたけど買っておいた方がいいかな・・とか
これとこれどっちがいいだろう?とか
誰に頼もうかな・・それとも自分でやろうか とか
そういうちょっとしたことの選択だ

なるほどなと思う。


たしかに3Sの本質は守るべきルール決め、決めたルールを守ること
だが、これをしていると
「こーいうもんだ」とあきらめというか迷いがなくなる
考え事(選択)が減り
行動に直結する。
ルーチンな行動が習慣化する
結果、行動に対する集中力が高まるのかもしれない。


私が3Sを説明する際よくつかう図だが、
この数が減ることがストレスフリーだと伝えてきましたが
集中力を高めることにもつながるんだと
あらためて思いました。



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2020年11月20日(金)更新

提出期限

年末調整や
各種資料を依頼すれば
ほっておけば集まらないので、
期限を決めることは多いと思います。


この場合、
ふたつの波があって、
というか概ね2種類の人がいて
①配られてすぐ、反応する人
②提出期限ぎりぎりになって反応する人


①の人は、忘れないうちにすぐにしておくタイプなんでしょう。
②の人は、急ぎじゃないんだからと置いておくタイプなんでしょう。

ここにきてお客様からのけんぽ協会の扶養状況リストの問い合わせ第2波がきて
それに気が付きました。


きちんとしているという評価は
どうしても①になっちゃいます。
②も期限内なら問題がないと言えば問題がないのですが、
期限が迫って慌てて行うケースが多い
結果、緊急かつ重要でないタスク(時間泥棒のタスク)に行ってしまう。
来た時に判断し、やるときにもう一度一から見直す2重手間がかかる
期限を忘れる可能性もあり、そうなると信用をなくす


大切な仕事を頼みたいときは
①の習慣のある人に自然とたのんでしまいます。
どうでもいい仕事は②の人に頼んでしまいます。
つまりチャンスも失う可能性があるということにもなります。


②の人は時間があればすぐするか、
時間がなければやる時期を決めるる
マネジメント力が大切かもしれません


依頼側も提出期限はあまり長くせず、
短めにしたほうが回収率は良くなるのかもしれません。


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2020年11月17日(火)更新

電話という安易な手段の選択肢が狭まっている


最近、なにかを問い合わせたい場合、
電話がなかなかつながらない
役所もそうだし
サポートセンターなど昔からそうだ

確かに電話が少ないと
1日の業務がものすごくはかどる

電話は緊急だが重要だとは限らない
やりだしている仕事が途中中断をしてしまう

そのためできるだけ効率的に電話の取り次ぎを行うため
各社が工夫を凝らしているのだ。

ある意味正しい
(うちの事務所もそうしているし。。)


わからないから電話で聞こうという
かけ手の安易な選択が
少しずつ狭められて行っている
しまいにはAIが出てくる始末だ


こうなると、
かけ手にも
すこしばかり自己解決能力知性が必要になってくる。
よくある質問で調べてやってみたり
ネットで調べたり
いったん、文字に起こしてメールで送ったり
送る際も要領よく、状況説明力のある文章が必要だ。

これらの能力がなければ
やさしい友人、同僚に頼むことになる。
その人の日ごろの信頼、人間力に関係する


知性と努力と、人間力
オンライン時代にさらに必要になってくるものかもしれません。


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2020年11月16日(月)更新

デスクでの生産性


いろいろ考えることの多い一日でした。
考える
→わからない
→調べる
→情報がどんどん出てきて混乱する


まあ、こんな感じで
かかった時間に対しては、
非常に生産性が悪く
こんなことならデスクで考えなくっても
走りながらでも
お風呂の最中でも考えた方が良かったな
と後悔。

考える
のも
時間を区切ったほうがよさそうです。。。


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2020年11月06日(金)更新

ナイス問題提起

脱ハンコの次に
デジタル改革で
着目された「収入印紙」


批判もあびているようだが
ナイス問題提起
だと素人は思います!


あの古典的な税金の取り方
あの人件費ロス
はないだろうと個人的には思います。
まあ、デジタルでやり取りが進めが、
あれ自体が置いて行かれるので、
もしかしたら、そのままでもいいのかもしれません。
紙はめんどうだから、デジタルでの契約書にしようと。


デジタル改革で
この数年で
いろんな昭和が消えていくことでしょう
がんばってついていなきゃ!
というか
若干楽しみです


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2020年10月07日(水)更新

行動までがスピード

なにかを決めて実行に移すまで
行動に移すまで
いや、やりはじめるまでの
時間が短い人ほど
素直な人が多い
だから仕事が出来る


はやすぎるとフライングとも言いますが、

会議で決めごとをしても
それがアクションにうつらなければ
意味はなし
せっかく買った食材を冷蔵庫で腐らせるのと同じです。

 

思い立ったが吉日
といいますが
思い立った時にしなかったら
忘れてしまうので
そういうのでしょう。


会議でアイデアだしをしましたが
それに満足し
実行にうつす担当と期日を決めなかったことを
悔やんでいます。
明日、何らかの行動に移すよう
スケジュール入れておこうと思います。


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2020年09月10日(木)更新

請求書の改善経緯

開業当時、
請求書は自分で作ったExce
お客様ごとにシートに分けて作っていたが
それもすぐにめんどうになり、
社労士用のExcel汎用ソフト使うようになった。


自動で翌月の請求書を作ってくれたり
年度末には支払調書を作ってくれたりと
マクロを駆使したこの汎用ソフトは便利ではあったが
バックアップの問題、要領の肥大化
なにより件数が増えてくると会計ソフトと数字が合わない
会計ソフト、請求書ソフトそして口座引き落しと
別々のシステムなので3つの数字が合わないといけないのだが、
やはり人間、転記ミス、記載ミスがあり、会わない際は原因追及に時間がかかる
これって仕事のようにみえる無駄


封筒に宛名シールを張って、
請求書をつめ、事務所ニュースや必要なお知らせを入れる


お客様への請求書の作成、郵送に
2日くらい時間をかけていた。
 

請求書にも宛名住所が入るので、
封筒の宛名張りをやめて、窓付き封筒に変更
これで宛名張りの手間も減るし、
なにより封入ミスがなくなる。


さらに、口座引落のシステムより
通知はがきを出してくれるサービスがあるのを知りそれを利用開始
こうして請求書の出力、郵送を廃止。
請求書と一緒に同封していた事務所ニュースはメール等のデータ配信にし
浮いた費用で口座振替手数料のお客様負担をなくした
1回110円という費用もそうだが、
お客様の経理仕分けが一つ減る価値が大きい。


次に、請求書システムを今までのエクセル汎用のものから
会計ソフト(弥生)と連動する子会社の請求システム(Misoca)に変更
自動取り込みシステムを入れることで
請求システムと会計ソフトの数字合わせがなくなった。
クラウドなのでバックアップ問題も同時解決
見積とも連動できる


社内の状況はどんどんかわり、
市場環境もどんどんかわり
法律も変わり、
昔と同じやり方をしていれば
仕事はどんどん増え複雑化しきっとすごい時間がかかっているはず


経理は経理担当者に任せきりで
社内ではパンドラの箱状態になっているというのは
よく聞く話。
私はたまたま経理がすきなので、
担当者任せにせずけっこう中に入っていったが、
経営陣ももっと介入し、問題を発見していく必要があるような気がする。
領収書、請求書の電子保存も解禁になっていて
昔よりずっとコストは安く実現可能だ。


まだまだ道半ばですが
つぎは源泉問題ですね。。
(お客様や会計事務所さんの経理負担があるので)
これにはいろんなハードルがあるのですが
トライしていこうと思います

 

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2020年07月21日(火)更新

時間をお金で考える

リモートのTeamViewerが
接続できなくなった。
どうやらアルゴリズムというものでそのように判断されたようです。
個人用の場合は無料ですが、
商業用の場合は有料なんですね。


まあたしかに、思い当たる節がありますので
何も言えません。


テレワークにはそれなりにIT投資が必要。。
たしかに無料に越したことはないですが、
使わないことによる見えない費用のほうが
結構大きかったりします。
1秒1円
費用対効果を考えながら
投資していきたいと思います。


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会社概要

顧客の職場環境をより良く働きやすく整えます ホームページ【e-team】   http://www.e-team.jp/ facebookページ【労務の3S】 http://www.facebook.com/e.team/

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個人プロフィール

奈良県生まれ大谷大学短期大学部卒業転職4回(大阪にてベアリングメーカー、広告代理店、建設業等勤務 高松にて会計事務所勤務、平成11年社会保険労務士試験合格 コンサル・社会保険労務士事務所にて勤務)2001年9月仲井京子社会保険労務士事務所開業2006年4月有限会社e-team設立2007年よりAB...

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    今朝は直行だったので、いつものように朝一番にブログを書くことが出来なくて、昼になってしまいました。 先日ブログデ紹介させていただいた、新刊書「会社を強くする習慣」の出版記念パーティーが天王寺都ホテルで「熊本復興支援チャリティー&出版記念感謝の夕べ」が開催され、招待を頂き出席してきました。 北は青森から南は沖縄まで全国から古芝会長さんから縁を頂いている方たちがお祝いに駆けつけて素晴らしい