e-team

4月から新しくなる時間外・休日労働に関する協定届（通称：36協定）
けっこう年度始まりの36協定が多いのでドタバタしています。

流れとしては
１．内容をきめていただき
２．労働者代表を決めて、労使の印鑑をもらい
３．監督署に2部出して、
４．１部は役所の控え、１部は事業所の控えとして受付印をもらい
５．事業所にお返し、
６．業規則と一緒に綴じておいてもらう。
 

と、けっこう多工程です。。
ペーパレスの当事務所ですが、
この時期は紙のやりとり、郵送等が頻発します。。
 

電子申請できるんですが、
労使の電子証明書が要ったので（そんなもん持っている労働者おらんし。。）
はんばあきらめていたのですが
なにかで添付だけで出来ると（電子証明書要らない）と読んだので、
まじか？と思い、調べてみると
どうやらいつのまにか提出代行証明はいるけど
労働者の電子証明はなしでもできそう
（というか、36協定はよくよく見ると署名もしくは記名押印になってる！）
 

ということで何事も実験
うちの事務所の労使協定を
初めて電子申請でしてみました♪
 

そして今日、無事公文書が返ってきました。
週末出しての今日なので郵送より断然早いですね♪


あ・・・A4縦　なんですね。。。（無理やり。。）
受付印の代わりに、こんな印鑑っぽいのがありました。

あ、日付は当日か。やっぱり早い！


署名してもらった36協定のPDFを添付して、
さらにe-Govで36協定の内容を入力と
ちょっと手間がかかるのですが
でも、郵送や訪問のやりとりが
データでできるのも魅力的♪
作成してからお客様の手元に届くまでのリードタイムは
こちらのほうが早いです。
就業規則も同じ原理でできるようだし
（遠方の監督署は郵送してもなかなか帰ってこん。。）
これは使えるかも・・・


てなことで、また紙へらせそうです！！

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～オフィスでの３Sを、実際の現場にてお伝えします～
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【The Outward Mindset（New 箱セミナー企業研修）】
～マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る～
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所得税の申告特例納付を初めて電子納付しました
e-Taxのインストールが毎度毎度更新で大変面倒臭いので
ウェブのe-Taxを使ってみました
こっちの方が断然便利ですね


新しいシステム等は最初慣れずに色々と大変なのですが
そこをやっていくことで
だんだんと慣れと同時に問題解決能力が上がっていくような気がします

筋トレならぬ
Webトレです。。

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とうとうこの最後の奥の手を使ってしまいました

移動中などボイスでブログの内容をしゃべり
それを修正してアップすると言う技

いろんなとこで聞いてはいたが、
まぁ最後の体と見て見ぬふりをしてきたが
どうしても忙しくて打つ時間がなくなってきたので
車など移動中に思ったことをしゃべってみた

流石に便利で早いが、
難点としては打っているといくらでも修正ができるのでざっとした言葉で書くが
ボイスの場合は後から修正するのがめんどくさいので
きちんと文章として成立するように喋ろうとするとなかなか難しい

でも修正をするとやはり効率は下がるので
一発で文章として成立するようこれで鍛えていくことで喋りが上手になるかな

あとネタを思い出したときに、携帯があればしゃべれるのもありがたい。
だいたい、ああこれ書こうかなっておもうのって
パソコンを前にして思うことはほとんどないので。。

そういや、介護などの方の
引継ぎなどの日報も書く時間がないとよく聞くが
ボイス機能つかえばええのになあと思ったりします。

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今年は年末調整の各人の申告書を
事務所ではWebでやってみました。

今回使ったのはこれ
https://www.bnccloud.biz/nencho/

ものすごくスムーズで楽だったので
お客様のところでも、比較的パソコン使用率の高い会社さんへプレ導入してみました。
 

実際やってみると
これまたいろんなことが解ってきました。
 

①ITの慣れ以外に、
普段の習慣が現れる。
 

紙の扶養控除申告書や保険料控除申告書を
きちんと書いてくる人は、Webでもきちんと入力してくる
紙でのこれら申告書を毎回書かずに、総務に空白で出す人は
Webでもやっぱり入力されない。
 

②同僚等の仲の良さが影響する。
 

たとえば、入れ方がわからない、入り方がわからない
など躓いた際、だれかそれらをうまく突破した人が
「これはこうするんよ」とか周りに教えたり、
あるいはつまづいたひとが「これどうしたらええん？」など
周りに聞いたりできる環境があると、
こちらがフォローしなくても、
落ちこぼれる人なく全体的にクリアしてこられる。

①は本当にそうで、
ペーパーレスしたい！とう会社さんは多いのですが、
習慣も変えないと、ペーパーレスはうまく機能しない
そう感じます。
守るべきルールを決め、決めたルールを守る。
結局これに尽きるかなと思うのです。。。
 

②もそのとおりでチーム力ってこういうところに
あらわれてくると思うんですね。

効率化を進めるには
ツール以外にこんなところも強化すれば
効果は倍増するかなと思います。

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効率化のキーワードのひとつが
標準化です。
標準化するためには
個業をやめて、情報共有をしなければなりません。

情報共有での一番のボトルネックが
担当者間での情報共有
採用担当者と人事担当者でうまく情報共有ができていない
社長と秘書の間でうまく情報共有ができていない
関係する担当者が複数人いれば、さらにこの難易度は高まります。

お客様でも
小さな組織なら、社長と私だけなら
そこそこLINEでうまくいきますが
大きくなると、会社でもいろんな担当がいらっしゃり、
うちの事務所でも複数人関わってきます。
「聞いていなかった」
「知らなかった」
できるだけ関わる人が少ない方が共有はしやすいのですが
さりとて逆に少なすぎると個業になるので
やはり情報共有の質を上げるのが一番です。

共有するにはなんでもかんでも伝えたら
受ける方もいやになるので　量でなく質も重要です
対面で
電話、ビデオで
mail、チャット等ツールで
などつたえる方法の選択も重要ですし、
相手が望んでいるものを知ることも大切です
また相手が探したときに探しやすいようにしておくことも大切です。
そう、やれることはいっぱい！

モノは共用ですが
情報は共有です。
ペーパーレスは共有のひとつの効果的なツールであり
（探しやすい、更新がしやすい、ログがとれる）
目的ではありません。


「利は節にあり」


丁寧に情報共有の質を高めていくことで
掛け算の効果が生まれます。

 

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久しぶりに税務署に行きました。
年末調整の帳票のペーパレスの届をするためです。

e-Taxをはじめ、電子化の推進を進めている国税庁
であろうはずですが、
現場は書類の山でした。

送られてくる年末調整の書類も
納付書以外はいらないんですが。。
（口座引き落としになれば納付書もいらなくなりますね。。）
あの紙代と郵送代と人件費
要らない人は所得税１０００円くらいまけてくれても
ええと思うんですけどね。。
その区別に労力がかかるのか。。
でもいいと思うんですけどね。

来年から確定申告の
青色申告基礎控除が６８万円から５８万になるようで
e-Taxの場合はそのまま６８万円ひいてくれるらしい。


会社でも、年末調整の保険料のデータ送信が来年からはじまるらしい。
これをしてくれない人は会社への事務委託費として５００円もらうとか（だめか？）
なにか差をつけたらどうなるんでしょう。。

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情報は向こうからやってくるもの
こっちからとりに行くもの
両方あります。

プッシュ型（受動的）、プル型（能動的）
というようですが。。。

ざっくりといえば、急ぎと急ぎでないもの
で分けれるでしょうし、
こちらからとりに行く場合は、
そこに容易にたどり着けることも大切です。
（そうでないと、自分用のストックデータが溜まって、
最新の情報が共有されにくくなる）

メールは見ない。
という人が増えているのは
このプッシュ型の情報があまりにも多くて
キャパオーバー、ストレスになっているということでしょうね。
最近はLINEばなれも（とくにLINEグループ）若い子にはあるとかないとか・・
 

かかわりたい（能動的）けど
かかわりたくない（受動的が多すぎ）

情報に簡単にたどり着ける時代
情報があふれている時代
 

だからこそ、
送る側もマナーば必要でしょうし、
自分自身も、情報の整理をしておかないと
要らない情報と一緒に良い情報まで逃してしまうかもしれません。

会社の情報は
流れていく情報と
ストックする情報
は別管理（別ツール）で使いわけするのがよいと思っています。
そして共有するメンバーがどっちの情報かを理解し、
適切な場所に流ること
ストック情報は取り出しやすいようにしまう情報の整頓
の徹底が重要だと思います。

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今日は、犬の日らしいです。（Byアレクサ）
ワンワンワンア

ん？？
「じゃあネコの日はあるの？（アレクサ）」
と聞き返すと、
どうやらあるらしいです。

にゃんにゃんにゃん（２月２２日）

よかったね。

ちなみにそれは日本だけで
世界ネコの日は８月８日らしい。
ん？？いっしょ？？。。。

税務署から年末調整の分厚い資料が送られてきて
いっきに、年末モードになってきました。
なんとかこいつも紙なしでやっていきたい！

てなことで、今年は、みんなにデータ申請を強要してます。

これを税務署に出しておくことで、紙管理でなくてもよくなります

源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請

ちなみに国税庁も来年からマイナポータルをつかって
データでのやりとりで年末調整ができるよう構想しているようです。

https://e-team.keikai.topblog.jp/management/blog/blog_item_edit/blog_item_id=2384

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情報化社会でどんどん便利になってくる！
といえば大きな流れはそうだが
なかなかひとっ飛びにはそうはならない


先日もデジタルマネーの給与支払いの規制緩和が遠のいたところ
サイバー攻撃などセキュリティー問題や業界のセクショナリズムなど
さまざまな問題が立ちはだかる


労務の行政への手続きも簡単にと言いながら70歳到達、75歳以上の方じぇの賞与手続き、扶養の収入要件や2以上加入者の別申請、チェックの付け方など複雑さ極まりない


手続きの仕事はそのうちなくなると言われながら
事務組合はおそらく電子化の波は不可能に近いし
労災申請なんて差し戻しの応酬だ。

データのやり取りは
IDパスワードが山のように存在して
わからなければそれだけでリードタイムが狂ってしまう

組織では個人のように指紋や眼球認証に全てを変えるとはいかず
管理のストレスがハンパない

3Sでも機能と美しさの反比例に苦しみましたが
便利さとセキュリティーは相反するのですが両輪なので
面倒臭さとも向き合わなければ
前には進めないんですよね。。

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車の営業マンの方や
美容師の方
保険の方
 

顧客として長らく担当してくださっている方がいる。
でも、その方々もだんだんと偉くなり、あるいは年を重ね、
いらっしゃらないことや
あえないことや
予約が取れないことが多く
他の方（若手の方）が対応してくれることが
多くなってきた。
退職はされていないが現場の第一線から身を引かれているようだ。
じゃあ、相性のいい担当の方でないなら
他に変えたら？
とも思うが、
「●●からこうこうと聞いています」
「●●よりこうこういわれています」
と自分の好みや考えの申し送りがされていて
その方の対応も良く
もともとの方がときどき出てきて顔など出されると
人についていた客であったものが
店や会社につく客に変わっていってしまう。

自分もそんなふうに
自分だけでなく、会社のファンになってくれるといいなあと
感じます。

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