e-team

会計、労務の電子化の波が一気に来ていると思います。
いや、環境は整っていますが、
それに乗っかるところと
気がついていないところはまだまだ多いです。
 

うちの事務所でも
ほぼペーパーレスで動いており、
今年は会計のペーパーレスが目覚ましく進み
労力は今までのほぼ1/3になりました。
以前はできなかった、年末調整も（生命保険等の領収書原本保存だけまだですが）今年は攻略できました。
 

銀行攻略も
どうやらしらべてみると
住民税や所得税もいけそうなので
（土日はe-tax,eltaxどちらも動いていない。。）
これもなんとか攻略して
「納付書に間違わないように記入して、銀行に納付しに行く」
をなくしたいです
(あのめんどくさいeltaxがずいぶんスマートになっていた。。）

というと、
うちもやりたい！という事業所も多いかと思いますが、
とうぜん、想いえば勝手にやってくれる時代はまだ先で
その申告を「する人」が必要になります。
私はこういうことが好きなので、なんとか攻略して
元帳もできるよ、領収書もできるよ
といままでたくさんの方に教えてきましたが、
実際された方は、税務署への届出を含めてゼロです。
いそがしくて・・
時間がなくて・・
理由はこんなかんじでしょうか。。
そう、新しいことは最初慣れるまでの意欲と時間がかかるのです。。

経営者さん自身がするならともかく
会社にいるスタッフさんが
その時間とリスクをとってできるか、
もっといえば、やろうとしてくれるか
ITリテラシーがあるようなら、なおさらかもしれませんし
経営者からのそれなりの権限以上、情報開示も必要になります。

実際に電子でやる場合ソフトを使うことになりますが
ソフト会社は売るのが専門なので、ヘルプディスクの力はあまりあてになりません。
そうなると法律をしった専門家が実運用でフォローすることになります
なのでその先生方の外注先のソフトを共有する
のがお互いにとって一番良いとおもっているのですが
ソフト会社からソフトを調達し、そこに専門家がはいって操作する、フォローする
ことを望まれるようなケースも出てきています。
こういうことも実験していくフェーズにきているのかもしれません。

【e-team  facebookページ】
～オフィスで出来る整理・整頓・清掃のヒントがいっぱい！～
時・空・間の質を高める「オフィスの3S」
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【第２木曜日　事務所見学会＆オフィスの３S講習会開催】
～オフィスでの３Sを、実際の現場にてお伝えします～
http://www.e-team.jp/business/consul/retiring.html

【The Outward Mindset（New 箱セミナー企業研修）】
～マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る～
http://www.e-team.jp/business/lacture/hako.html

月初はいろいろと忙しい上、
電話等の問い合わせも多く、
業務がなかなか進まない。

今は働き方改革のおかげで
休日や営業時間外のやりとりは各段減った。
その代わり、営業時間内に連絡が取れないような際は
お叱りを受けることもある。
相手も忙しいのだ。

なので
きちんと考えたり、集中して確認しなければならない業務は
電話などがこない業務時間外になることが多い。

この集中した時間がとれないと
どうしても業務はたまる
同時に比例してストレスもたまる

銀行は今も多くは１５時ごろに窓口が閉まる。
それで仕事が終わりなのではなく、そこからお金をきちんと合わせるなど
内の業務がはじまるのだ。

今考えるとあれはお客様にとっては不便だが
業務処理としてはいいシステムだ。
区切りができるので
処理に集中できる。

３Sでも３Sを行う時間はもちろん
改善記録や資料作りの時間も必要で
それが取れないと、ルールがみるみる崩れていく

先日、ある管理職さんが、
忙しくて現場のフォローにはいってばっかりで
資料作成がまったく進まない
と嘆いておられました。

あるコンサルタントさんが
ストレス対策として弱っているときは結界をはって充電するといい
というようなことをおっしゃっていましたが
人とのかかわりは大切ですが
時には雑音のないこういう結界もバランスとしては必要ですよね。
 

集中デスクワーク時間
１日１時間でもいいので所定時間内に作ってあげると
ストレスも業務も減っていきそうです

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最近、Web請求書が増えています。
まあ、私のところもしたいのですが
いろいろパターンがあるようで
 

①メールでお知らせ、クリックで開く
（ちなみにうちはこれを検討中）
もあれば、
②メールでお知らせ、クリックでサイトに飛び、ID,パスで入る
もあれば
③そのサイトに行き、ID、パスで入りとる
（電話料金などがそう）
 

というのもある
番号が増えるほど、めんどうだ。
特に③などは数が増えたらどうするんだ。。
（とりあえずデジタルドルフィンズのリマインダーで上がってくるので
なんとかなっているけど）
そもそもIDパスワードかける必要あるか？？
って思うのは私だけ？
 

といって郵便物も
ほしいときに手に入らない不便さがあるし
経理もやり方の過渡期ですね。

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時代によって、労務管理も使うツールが変わってきていると思います。

平成の頃は途中からエクセルの限界を感じてきました
マクロや計算式
素人でもちょっとしたシステムがくめるような便利さ
わたしも開業時は
給与計算ソフトと称したエクセルを開発し（ヒマだったので）
手書きのお客様には無償提供して
けっこう活用してきていただいていたのですが・・
 

度重なる料率変更や（手修正）
データを消してしまったり（バックアップができていなかったり）
手修正で計算式が消えたり
追加した項目に全体の整合性がとれていなかったりと
上書きしてしまったりと
小さなミスがいろいろと起こるんですね。
 

なによりデータの流用をする際
コピペコピペ作業がいる。。
まあ、計算式いれたらいいんでしょうが、
それがまた前記のようなミスにつながる

で、平成20年以降くらいからは
ソフトにどんどん転換していきました。
ソフトもクラウド系のものにすると
データ転送の際のトラブルが減るので
 

私の中では
昭和＝手書き→エクセル
平成＝エクセル→ソフト
そんな変化を感じてきました。
 

令和は
ソフト→連動、AIなどで自動化

になっていくかもしれません。

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パスポートが12日で切れるので
更新の手続に行ってきました。

土日はやっていないんですよね（汗）

今は１０年更新なのですが
10年前とほとんど変わらない感じでした。
でもリードタイムとしては
更新だったせいもあるのでしょうか
とてもスムーズに進みました。
（昨日の●●署のリードタイムの1/3以下でした）
対応されたスタッフさんも感じよかったです。

成果物はかわっていなくても
対応や
リードタイムが早くなれば
改善、進化といえるとおもいます。

そう考えると、変えれるものは
たくさんありそうですね。

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お客様との打ち合わせのアポで
その会社さんのことが少しわかります。
 

たとえば、昼一というとき
１３：３０からといわれるところ
が多いですが
１３：００からといわれるところ
もあります。
こうなるとお昼時間もあることだから
１３：００ちょうどに伺うことになりますし
そして待たされることなく１３：００ジャストにスタートします
１４：００とされるところもありますが
こちらはすこしゆったりとしたかんじですね。
また１４：００ちょうどには始まらないものです。
 

またたいだいは始まりの時間はおっしゃいますが
終わりの時間は言われないものですが
何時から何時とおっしゃるところもあります。
 

こういったちょっとした１０分、２０分が
これからは大切になってくるように思います。
わたしも時間を区切り、守り
お客様によい影響を与えられるようになりたいと思います

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今日は事務所のミーティングの後の３S全員活動日
「パソコン裏技共有」をみんなでやりました。
各人が日ごろ使っている「これは便利」と思う
ちょっとした裏技や、仕入れたネタを
それぞれ発表して共有するもので
以前、やってみて、とてもよかったので
年間計画に入れ込んでいるのですが
やっぱりいいです！！

キーボードを使ったちょっとした機能や
オリジナルのツールバーの作り方
フォルダの出し方、隠し方

効率化の流れで、
エクセルやワードの便利な使い方講座などが
大人気だと聞きましたが
もちろん、そういったことを教わりに行っても良いのですが、
双方向での「教えあい」でも
得るものは山のようにありそれこそコスパは最高！
オススメです！

現場では3歩あるくのを1歩で済ます
みたいな改善をしているのでしょうが
オフィスも同じ
いまで何度も3クリックして出していたものが
1クリックで終ると
ものすごく快適！！
さっそく午後の仕事がはかどりました

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帰り、コンビニに振込にいった。
人も多く、けっこうレジはならんでいた。

2台レジはあるが一方は閉まっている。
並んでいるレジは店長と思われるベテランの方がスマートに対応されているが
それでもおいつかない。

他に店員はいないのか？
と見渡すと、

おった！

店内にあるごみの袋を交換している。

これがまた手際が超悪い。
ごみがたくさんあるのもそうだが
なかなか袋が箱からはずれない。
こぼれてるゴミを1個1個きたなそーにひろい袋にほりこみ・・
あ、とうとうティッシュで取り出した。
あ、そのまま拭き掃除にかわっていった。。
（レジ並びで暇なので見てます）

店長がちらっとその方を見て
（なにもたもたやっとるんや・・）
という目で見つつも
レジのお客様がいるのですぐ前に向き直して対応。

イートインコーナーもあるので
ゴミがおおいのでしょう。
私が支払いを終わって帰るときも
まだゴミ箱そうじをされていました。

仕事には本来の仕事（お客さんに商品を売る）
以外に、いろんな雑務があります。
そこの無駄をいかに取り
本来の業務に集中できるようにするか。
それが３S

みながら、改善案が20個くらい浮かびました。

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私は研修が好きだ。
することも好きだが
受けることも好き。

開業当時は時間があったので
研修はたくさんやったし
やるためにたくさん勉強をした。

社労士の受験時代、勉強をする習慣ができたので
流れとしては自然と出来た。

でも、最近はいろいろと予定が重なったりして
どちらもなかなか時間が取れない。

なので、スタッフに代わりに行ってもらったりする。
また、３Sのおかげで、みんなで学ぶという
時間と習慣がついてきたので
研修に誘うと、けっこうみんな参加してくれるようになり
一緒に行ったり、受けたりすることが増えてきた。

研修を受ける人の心のコップが上向きであれば
たくさん吸収をしてくれ
周りのスタッフやお客様にもいい影響を与えてくれ
自分が行く以上の効果がある。

自分の時間は２４時間限界はあるが
スタッフをうまく巻き込むことで
研修の影響はさらに上がるのかもしれません

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それが・・
美でもなく
安でもなく
若でもなく
健でもなく

・・・
・・・

生

生産性向上

はぁーーー
この言葉にやられて
また、購入してしまった・・・
今回はアプリ。。

小さな小技２５０
読み終えてみると
なんだかんだと購入してしまい
本代より
高くつきました（汗）

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