e-team

昨日はミーティングで
算定と年度更新の反省会をしました。

業務フローと工程ごとのチェックリストを
数年前よりつくってそれで運用しており
毎年修正するので
かなり精度が上がって
リードタイムも早くなり、ことしは
事務所始まって以来、本来の期日の７月１０日終了ができました。

それでも
役所ルールや書式変更で修正が必要
さらにスムーズに進むための改善
ミスやヒヤリハットを防ぐためのしくみ
など、やるべき調整はたくさんあります。
みんなからいろんな案と修正が出て
修正したしたフロートチェックリスト
これで来年はさらにうまく流れるのではないかと期待します。

３Sをやりだす前までは
手続をする顧客リストを担当者がつぶしていく
というだけの管理で
やり方や確認方法は個人任せだったのが
今では考えられません。

チェックリストがあれば
業務の見える化ができ
みんなの意見も集約しやすく
改善が進みます

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【The Outward Mindset（New 箱セミナー企業研修）】
～マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る～
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先日３S例会で
会長から面白いカメラ機能をおしえていただきました。
 

それが
「タイムラプス」

時間の経過」を意味する英語「time lapse」から来ているようで
その名前の通り時間が経過する様子を早回しで見ることで、
そのようなことができる動画を「タイムラプス動画」、
またそのような動画を撮影することを「タイムラプス撮影」といいます。
（ｂｙネットより）
 

動画は画像が重いし
ちょっとだれる部分があるのですが
パラパラ漫画みたいで
なかなかおもしろいんですね。

iPhone,iPadにも機能があって
導線など
日常の動きを確認する際
やってみてもよいかもしれません

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事務所内のコミュニケーションツールでfacebookを使っています。
非公開のグループを使って
日報をはじめ
いろんなながれていく情報をまわしていて
とっても便利なのですが
難点は個人のアドレスを使うため、
間違って一般の書き込みに入れてしまうこと。

昔ちょくちょくやってしまっていて
これはだめだと思い
一般のものは見るの専門、
個人のかきこみはやめました。

しかし、スタッフの中にも
個人でFBを使っている子もいて
中には、一緒のアドレスはつかいたくない子は
別アカウントをとるのですが
その場合、使いにくいので
コミュニケーション率は格段に落ちるんですね。。

うちのような小さな事業所は
専用のＳＮＳを導入するのもコスト的に悩ましかったのですが

今年の6月にfacebookのビジネスバージョンが出ていたようです。
「workplace」というものでほぼつくり・機能はfacebookと同様で
今、実験中なんですが
なかなか、いけそうです。

４，５年ぶりくらいに
また個人facebookデビューしよっかな？

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以前からあったら便利だな。。
と思っていた音声入力アプリ

あるじゃないか。。

しかも、かなり正確に入力してくれる。。

これで原稿書いてみた。。

ん。微妙な言い間違いまで
打たなくていいんだって。。

ブラインドタッチで30年（汗）
いまやしゃべる速さで打てるのと
見ながら修正できるので
やっぱり打つ方が早いかな（笑）

でもいつもキーボードがあるとは限らない。。。

ふいに思いついたアイデア
フレーズ
パソコンだしたり
メモをとるよりしゃべった方が早いかもね。

あと、パソコン入力が苦手な人
業務の引継ぎ、日報なんかも
これを活用したら
けっこういけるかも。。。

世の中便利になっても
どう活用するかのコーディネートは
まだまだ人間のアイデアの余地にありそうです♪

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最近事務所でなにかとブームの

「動画」

Web勤怠の説明を

動画化してみました。

昨日、お客様の所でお見せした所

なんとなく伝わったようで嬉しいです♪

無料でイメージを伝えられる

IT環境に感謝です。

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昨日は年末調整の勉強会をさせていただきました。

うちの給与ソフトを使って

源泉徴収票まで作成していただくための手順です。

近頃はソフトの出来がかなり良くて

きちんとした知識とデータがそろっていれば

相当簡略化できます。

その、きちんとした知識ですが。。。

マニュアルはあるものの

「読むのがめんどう」

「読んでもわからない」

ということでの勉強会なのですが。。

こんなの見つけました。

https://www.nta.go.jp/webtaxtv/

Web-TAX-TV

国税庁、がんばってます。

映像でおしえてくれます

しかも、ニュースキャスターばり！

うちもこれからは

マニュアルはこれでいきたいです！

これからは役者の資質もいるな。。

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先日、娘の部活の先生の報告のことを書いたが

やはり、社内でもお客様でも意識してみると

提出物をきちんと上げる

言われた事をすぐにする

ルールを守る

こういったことが

「催促されなくても」きっかり出来る人は

仕事の評価が自ずと高くなります。

もちろん、「わざと」していない人等基本的にいません。

出来ていなかったほとんどが「うっかり」「忘れてた」

いわゆる「ポカ」レベルです。

３Sでは人間にはこのポカが前提に

「ポカ」よけとして

整頓の５頓（定位置、定量、定方向、表示、標識）があるわけで

ルールを見える化して

わすれないしくみをつくるわけです。

資質的に「ポカ」が少なければよいのですが

凡人は個人レベルで「ポカ」よけ対策をしなければ

評価はあがってきません。

「ポカ」よけ対策としては

○メモをする

○スグにする

○見直しの時間をつくる

○自動化する

○習慣にしてしまう

○人に見てもらう、時間をずらして見る

といったことが個人的には思いつきます。
スグするは、なんの道具も時間もいらず
それこそ今スグできることなので
オススメです♪

なお「気をつける」はポカよけ対策には経験上、絶対にならないので

なんらかの「対策」を失敗するごとに

地道に実行して行った人が

仕事の評価・信頼を気築いていく事ができるのだとおもいます。

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