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2021年07月21日(水)更新

仕事が前倒しの場合想定力が試されます。。


明日から４連休の所も多いでしょう
２０日締めの給与のところ、
２５日賞与のところ、

やばい！！ということに気が付いたのでしょう。。
昨日は年末並みの忙しさでした。。


なれない時期の長期休暇は
事前想定が甘くて、
わたしもけっこう仕事があぶれてしまっています。。。


数年前、きまったときは
盛り上がったオリンピック開催


いざ目の前に来ても、
なんか、どたばたで
いまだ実感がわきません。。

海外の方は
ロングバケーションって
どんなふうに仕事の段取りをつけるのでしょうか。。
やっぱり交代で取るのだろうなあ。。。


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2021年07月20日(火)更新

チャットMTもいいです

リモート会議
かならずしも映像にせずとも
グループチャットでも十分成立しますね。


昨日、お客様との
SNSのやりとりで、
急遽、対象のスタッフの方にも参加いただき
やりとりが始まりました。
 

本人に直接聞かないと
わからないことが多かったので
それなら入ってもらう？ってかんじで始まったのですが
いまのチャットは
会話のようなスピード感で
かつ、
話が空中戦にならず
写真や、データのやりとりも一緒にできて
後からも見返せるし、
議事録もコピペで作れてめちゃくちゃ良いです。


信頼感が形成されていれば
これはこれでいいですね。


情報共有のレパートリーが
一つ増えました。

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2021年07月19日(月)更新

なにを優先するか

まだ、梅雨っぽいですが
それでも暑い


ですね。。


この時期になってくると
ランの人も散歩の人も
ぐっと減ってきます。。。


わたしも
走るというよりは
もはや我慢大会に近いのですが。。。
日中は避けます。


オリンピックの選手
こんな暑い中
大変だろうなーー
なぜ夏にオリンピックって

開催されるんだろう？？？

ということでまた質問をネットさんに投げかけてみると
視聴率的な問題があるようですね。

スポーツの季節は
いろんな大会が目白押しで
ということで・・・


忙しいビジネスマン同様
スポーツ選手の
スケジュール調整も大変ですね。


ベストコンディションを優先するのか
応援力を優先するのか
モチベーションを優先するのか
今回はコロナもあるし
相対的にどれがいちばんベターなのか
なにごともミクロではなくマクロでみないと
わからないものです。


暑さだけを考えれば
せめてマラソンだけは
冬季オリンピックで開催させてあげたいですけどね


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2021年07月18日(日)更新

来ました！



きましたよ！

速攻、電話したら予約は２８日からのようです。。

速攻
となれば、どうも電話になってしまいますね。。
２８日からって書いておかないと（書面では書かれていなかった）

医療機関はすごい電話かかってくるのに・・・

きっと電話はかからないだろうから・・
ネットかなあ。。。


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2021年07月17日(土)更新

パスワードを変える必要性って？

デジタルドルフィンズでは定期的な業務が
自動的に上がってくる。
パスワードの変更

半年に一度、
個人的なパスワードを変更している。


カードや銀行
どれもなかなか奥深いところにあり、
面倒だ。
打ち間違いでもしたら（過去に経験あり）
自分でも入れなくなるので、けっこう慎重を要する。。


と、疑問が湧いてきた。
これって必要？
変更する必要性って？？


変更するということは、不正アクセスされにくいように
ってことでしょうが、
桁数や複雑性を増すならともかく
おなじようなレベルのものを変えても
パスワードを外部から読み取られるリスクが減るわけではなく、
もし誰かに知られていたものとして、それを変更する？ん？？


ひとまずタイトル通りググってみる
と、
総務省が２０１８年に方向転換し、
「パスワードを定期変更する必要はなく
流失時に速やかに変更」


とある。
ぬぁーーんだ！
この１時間の作業は無駄だったんだ！（汗）
まあ、今後の数時間の作業の無駄をとりのぞいた
ともいえますけどね。


常識とは、変わっていくもの。
？と思ったら（この？が大切化も）
随時、確認するべきですね。



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2021年07月16日(金)更新

文書の脆弱性

昨日はプライバシーマークの現地審査でした。

１日みっちり調査対応
なかなか、疲れます。。

調査、審査、監査
まだまだ紙ベースですが、
すべてデータ化しているので
逆に紙に出してまとめるのが一苦労なので、
データ確認でお願いします
と事前にお願いしていたところ、
開けてくれるなら（捜査してくれるなら）だ丈夫ですよ
という快い返事をいただいた

当日は大画面で
スムーズに必要な資料を出せて
お互いよかったかな。


確認事項はＪＩＰＤＥＣの要求事項が
満たされた内容、運用になっているか
ということで、
文章一つとっても
そんなケースレアだろ？というレベルだが、
先日、読んだひろゆきさんの本にも
「契約や文書というのは
悪意のある人は裏を突いてくるもの。それを想定して補強する」
という話にもあるよう、
確かに、

そうとも読める、
そう来られると苦しい、
やろうと思えばできるなあ、、

というようなヒントをいただいたので
さらに理解が深まり、
文章のセキュリティーも
バージョンアップしていけそうです。


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2021年07月15日(木)更新

無駄その２　消耗品管理

社内業務の無駄の二つ目が
消耗品管理


この一見しょうもない価値を生まない作業には
いろんな無駄の要素があり奥深い


オフィスであればプリンターのトナーがない
となれば、困る。

そうならないよう在庫をしっかりためておく
という対策はあるが、
これもありすぎると場所、お金の無駄となり
適正数、どのタイミングで発注をするか
また、ダブル発注がないよう管理が必要になる。

ここに、ひやひや、イライラ、
よけいなエネルギーを使わず
いかにスマートに流すかがポイントだ。

どんなに安いトナーを探したところで、
それが粗雑品で故障の原因になるようなものではよくないし、
誰か一人しかわからず、その人がいなければ誰もわからないようでも困る。

どこで発注するか　　ミニマムを決める
どれだけ発注するか　　マックスを決める
だれが発注するか　　　できればだれでもできるような仕組みが良い
どこに発注するか　　　できればだれでもすぐに簡単にできるような仕組みがあればよい
きた消耗品の管理　　　指定の場所に指定の方法で格納される仕組みがあればよい
支払いはどうなるか　　もちろん口座引き落とし系が良いです。


よくあるパターンは
消耗品が少なくなった、あるいはないことに誰かが気づいた時点で
「ちょっと、のりがないから買っておいてー」と事務の方に言う。
事務の方が、買い物のついでか、ネットで購入する。
というパターン
事務の人がいなければ、明日になるし、
事務の人の裁量で購入先や商品、数が決まる。
それに対し、高いや安い、遅いや多い少ないという文句がちょこちょこ上がる
それに応じてまた裁量で購入ルールが変わっていく。
ルールは見えず、意外と時間とお金がかかっていることに
誰も気づかない。
情報は共有されていない状態の個別管理です。


うちも昔はそうでした。
まじめな事務員さんは、スタッフに頼まれるたびに１００均に買いに走り、
小口で清算していました。
毎日１時間は買い物の時間だった
と・・やめてーーーー！！
と思いましたが。。


注意深く見ていると
購入したものは
みるみるうちに各人のデスクの中に
収まります。
ものが共有されていないので、
だれかのデスクの文具がなくなれば、依頼があり、
買ってきたら、予備としてみんながほしがり、またデスクの中にしまう。
買ってきたクリップは一瞬にしてなくなっていました。
自分がよければ、その場がよければ、あとは無関心
そんな空気が漂っていました。


今は、ほとんどのものが共有化され、在庫はこのタイミングで
というものが、見える化されていて
どこに発注するかもドルフィンで検索すれば出てきて
発注したかどうかの記録もすぐわかる仕組みがあります。
これが守れないときは
どこがボトルネックになっているかを検証し、
改善するような形ができています。


ペーパーレスも手伝って、
消耗品代は昔に比べ量も金額も1/4になりました。
その分IT機器を購入していますが（笑）

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2021年07月14日(水)更新

無駄その１：現金のやりとりをなくす

社内業務の無駄のひとつに
「現金のやりとり」
がある。


給与をはじめ
買い物の立替
交通費精算

領収書のやりとり、おつり、記帳、残管理
いろんな制約がかかる。

現金精算はすぐに始められて簡単なようではあるが
繰り返しの業務となると
やはり時間と手間、管理面での無駄は大きい


私は経理もしているが
この現金がいろいろと邪魔で、
買い物も●●クルで一本化
そこであぶれるものはレシート写メを会計の専用ソフトに流してもらい、
（私がいなくて報告ができる）
現金か給与時の振り込みと一緒に対応することにしている。
これで１か月以上は絶対に延びない。
小口も廃止した。なにかと小さな問題があるのだ
ETCは事務所のカード、電車（めったにない）はスイカ。
履歴は取り込みで会計ソフトに入る。記帳もいらない。
人数が少ないので基本これで問題はない。



清算も、購入も　経理も
デジタル化に解決のヒントがあると思います。

すこしづつでもお金と時間を生まない習慣は
変えていきたいところです。

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2021年07月13日(火)更新

割れ物注意のお中元

お中元をいただきました。
いつも、おしゃれなお菓子を送ってくださいます。
箱に
「割れ物注意」
とあるのて
ん？？？なにかガラスケースのなにか？？


とおもって、そっと開けると・・






クッキーでした（笑）



確かにそうです。
割れずに届きましたよーーー♪♪

いろいろと使えるんですね。

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2021年07月12日(月)更新

ねぎらいの言葉

心身ともに疲れている時、
この言葉は効きますね。

ありがとう
うれしい
たすかる
（あなたの）お陰です

AUTOといって
女性が喜ぶ言葉らしいです。
Oはお疲れさまでもいいですね。

男性は
さすが
教えて
すごい！
のSOSらしいですが。

わたしもどうやら
弱ったときは女性のようです。

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会社概要

顧客の職場環境をより良く働きやすく整えます ホームページ【e-team】　　 http://www.e-team.jp/ facebookページ【労務の3S】 http://www.facebook.com/e.team/

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個人プロフィール

奈良県生まれ大谷大学短期大学部卒業転職4回（大阪にてベアリングメーカー、広告代理店、建設業等勤務 高松にて会計事務所勤務、平成11年社会保険労務士試験合格 コンサル・社会保険労務士事務所にて勤務）2001年9月仲井京子社会保険労務士事務所開業2006年4月有限会社e-team設立2007年よりAB...

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