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情報の更新力

投稿日時:2016/04/21(木) 06:46rss

昨日事務所の3S全体活動で
書類棚をなくす作戦第○回目(多すぎて忘れました)をやりました。
 

紙書類は現在、かなり少ないので
ちょっとしたメモを含め「これ、スキャンあるよね?」など
そうとう厳しい精査がはいる。

そのひとつに、電子申請の委任を受けているという証明書。
これは事業所の電子印のかわりに
pdfもしくはjpfで毎回電子申請の際添付するもので
いわば、データ保管のもの
 

紙の原本を残していたのですが
スキャンしたデータがあるので
いらないだろう
ということで廃棄することに
 

その前にデータとの確認をしてから破棄
(スキャンの取り忘れなどないかなど)
ということで1枚づつ確認をしていったところ

住所変更などで
業務ソフトだけ変更して
この証明書の更新がされていなかったり
さらには更新した証明書のpdfデータを取り忘れていたり
というものがたくさん見つかりました
 

役所もあまりみていないのか(汗)
申請はとおっているのですが(印鑑はかわっていないし)

紙とpdfと入力データ
情報の保存が複数あればあるほど、
逆に更新などし忘れたり、破棄わすれが起こったりと
情報管理力が落ちるという新しい発見がありました。
 

名刺管理や住所録もそう、
規定や関連条項の更新
HPの内容
古く言えば、加除式の本なども
 

情報の更新力をつけるためにも
情報の3Sは必要なようです。


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奈良県生まれ大谷大学短期大学部卒業転職4回(大阪にてベアリングメーカー、広告代理店、建設業等勤務 高松にて会計事務所勤務、平成11年社会保険労務士試験合格 コンサル・社会保険労務士事務所にて勤務)2001年9月仲井京子社会保険労務士事務所開業2006年4月有限会社e-team設立2007年よりAB...

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