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書類のチェック作業

投稿日時:2013/05/30(木) 08:54rss

昨日は事務組合で年度更新の集計チェックの手伝い

SR(社会保険労務士)の事務組合に加入していますが

1000事業所以上の労働保険料を

最終1枚の申告用紙にまとめます。

1カ所でもまちがうと合わなくなるので

機械計算しているものの

最後は会員全員順番に

2週間あまりかけて壮大なチェック作業が行われます。

 

昨日は顧客の保険料の自動引き落とし先の

チェックや、手数料の確認などを

4名で行いました。

 

なんだかんだやっても

1000件以上あれば

イレギュラーなものもあり

ヒューマンエラーは避けられません。

4、5個のエラーが見つかりました。

 

事務組合で専属の事務員さんをやとっている訳ではないので

会員で毎年この時期この作業を行うのですが、

 

ここ数年でも

時間帯の変更(1日から午後だけ集中になり、お昼のだらだら時間がなくなる)

おやつの廃止(笑)

日々の責任者を決める

用紙の順番、サイズ、クリップの位置の統一

さまざまな改善がなされ

効率化が図られてきました。

 

が、いかんせん、

うちの事務も労務の3Sで相当の改善をやっています(笑)

けっこう疲れた原因を考えてみました。

 

①紙でのチェック

  最近iPadでデータで見る事が多くなったせいもあり

  山祇の書類を1枚1枚めくり、左から右へ移動する

  紙を指さっくをしてめくる(いつもはタッチパネル)

  その作業に肩が疲れました(笑)

②書類をまとめる

  事業所で複数番号がある場合(建設等)

  事業所ごとに紙をまとめ、そこから作業が開始します。

  この作業が面倒でした。

  チェックをするための付随業務でこれ自体は価値を生み出しません。

 

まあ、事務作業になれていないといわれればそれまでですが(笑)

あーーつかれたーーといった半日でしたが
でも私達の今日の費用対効果は
4名の有資格者の4時間+事務組合のお部屋1室の場所+チェックの為の紙1000枚以上プリントアウト
に対し
間違い5件

ですから、まだまだ伸び代はたくさんありますよね♪

 

 

 

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奈良県生まれ大谷大学短期大学部卒業転職4回(大阪にてベアリングメーカー、広告代理店、建設業等勤務 高松にて会計事務所勤務、平成11年社会保険労務士試験合格 コンサル・社会保険労務士事務所にて勤務)2001年9月仲井京子社会保険労務士事務所開業2006年4月有限会社e-team設立2007年よりAB...

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