e-team

若い子ばかりの店舗の給与
LINEだけで完結する。

各人が手書きした出勤簿や売上が
写メでまとめて送られてきて、
それをもとに計算、
Web明細をオーナーがスマホで確認し
公開、各人がスマホからIDパスワードで入って明細を見る
 

こちらはパソコンを介していますが（紙は一枚も出ないが）
先方は手書きかスマホ。パソコンはとんでる


郵送とかで書類を頼んだら、
返信用封筒渡していてもめちゃくちゃ遅いんですが
Lineの返信の速さはぴか一

若い方と接していると
これからの方向性が
ぼんやりと見えてきます！

【e-team  facebookページ】
～オフィスで出来る整理・整頓・清掃のヒントがいっぱい！～
時・空・間の質を高める「オフィスの3S」
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【第２木曜日　事務所３SWeb見学会＆オフィスの３SWeb講習会開催】
～オフィスでの３Sを、実際の現場にてお伝えします～
http://www.e-team.jp/business/consul/retiring.html

【The Outward Mindset（New 箱セミナー企業研修）】
～マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る～
http://www.e-team.jp/business/lacture/hako.html

情報の３S　あるあるQAシリーズその２

Q：e-teamでは書類チェックはペーパーレスではどうしていますか？

A：チェックするデータを見るだけです。
　元データ等と2画面でチェックします
　訂正箇所がある場合は、デジタルドルフィンズにあるコメントに書くか
　メモ帳につけて一緒に相手に回します。



　データに直接書き込む必要がある場合
　データの形式によりますが
　ワードやエクセルならそのまま赤字にしたり
　PDFなら編集のできるソフトをいれていますので
　ラインを引いたり文字を編集で書き込みます。

※当事務所ではデジタルドルフィンズというソフトを使っています。

　昔は紙でプリントアウトしたものをチェックしていました。
　でもそれだとプリントアウトし、それをシュレッターするという無駄があったのです。
　紙では数字などはレ点を入れることが多いと思いますが
　レ点いれなくてもカーソルでも間違い発見率はほぼ変わりません。

　GoodNoteを使えば、直接iPadペンで書き込めますが、
　いちいちソフトの立ち上げが面倒なので、あまり使っていません。　
 

　また紙ならチェックしてほしいものは相手の机の上に置きますが
　データなら、相手をパソコン上で指定するだけなので※
　机に戻らなくてもどこでもやりとりができるのが便利です。
　

　また、チェックそのものの行為が俗人的になるので
　チェックリストを作って、そのチェックリストどおりにみて埋めていく事が多いです。これがレ点替わり。
　そうすることで人に頼まなくても（人の時間を奪わなくても）
　自分でもチェックができます。待ち時間の無駄が減らせます。
　ミスをすれば、チェックリストにチェック項目を追加し、再発防止を防いでいます。
　
　
　さきほどの給与のチェックリストはこちら
　やった本人が相手に回す前に事前チェックをして色でやったものを色で塗りつぶしています

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昨日は久々にリアル研修がありました。
３Sの研修ですが、
ペーパーレスをやりたいという意気込みを感じました。
最近、そういうお話はよく耳します。

当日出た書類に関する質問で
他でもよく聞かれることをいくつかわけて書いていきたいと思います。


Q:e-teamでは裏紙の管理はどうしているか？

A：現在は裏紙は使っていません。なので管理はありません。
まあペーパーレス事務所なのですが、
裏紙を使わないというのは３Sをやりだして割と早い時期にやりました。
もちろんそれまでは使っていました。
 

裏紙入れというのがあって、
個人情報のない紙を入れて・・

でも裏紙は情報漏洩のリスクもあるし
（いちいち使える裏紙と使えない裏紙の選定をしていました。）
詰まる原因にもなりやすい、
会長（３Sの師匠）も使わない方がいいといわれたので
やめてみました。


時間は1秒1円でコスト計算をしていますが、
コピー用紙1枚は0.63円だから
紙の選定や入れ替え、詰まった紙の取り除きの時間、漏洩リスクを考 えると
コスト面でも裏紙を使わない方がよかったんです。
 

かわりに、役所の提出書類など郵送代を少しでも安くするため（軽くするため）、
両面印刷はよく使います。

 

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３S活動をしている
四国３Sネットワーク
年1回の発表大会が
8月28日（金）に開催されます。

9周年発表記念大会

 

こんな時期ですが
こんな時期だからこそ
Webでも参加できます！
 

全国からのご参加お待ちしています！

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評価や給与などは
いい話ばかりではない
悪い時にも
本当に相手のことを考えるのであれば
勇気をもって伝えることは大切

ただ、いいにくいことを言うとき、
先にごめんと謝ってから言ったほうがいいかもしれない
たとえ悪くなくても

言いにくいことは言いにくいのだ。
だからどうしても理由を探してしまう
相手が悪かったのだからこうなったのだとか
自己正当化をしてしまう

そうしたらますます相手は壁を作り
建設的な話にはなりにくい

それはら、さいしょから
じつはこうなんだ。ごめん
といってしまうと
あとは、自分も協力するから
よくしていこうと
建設的な話に流れやすいかもしれない。

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