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2019年08月22日(木)更新

業務フローとチェックリストの見直し

昨日はミーティングで
算定と年度更新の反省会をしました。


業務フローと工程ごとのチェックリストを
数年前よりつくってそれで運用しており
毎年修正するので
かなり精度が上がって
リードタイムも早くなり、ことしは
事務所始まって以来、本来の期日の7月10日終了ができました。

それでも
役所ルールや書式変更で修正が必要
さらにスムーズに進むための改善
ミスやヒヤリハットを防ぐためのしくみ
など、やるべき調整はたくさんあります。
みんなからいろんな案と修正が出て
修正したしたフロートチェックリスト
これで来年はさらにうまく流れるのではないかと期待します。


3Sをやりだす前までは
手続をする顧客リストを担当者がつぶしていく
というだけの管理で
やり方や確認方法は個人任せだったのが
今では考えられません。


チェックリストがあれば
業務の見える化ができ
みんなの意見も集約しやすく
改善が進みます


【e-team  facebookページ】
~オフィスで出来る整理・整頓・清掃のヒントがいっぱい!~
時・空・間の質を高める「オフィスの3S」
http://www.facebook.com/e.team.3s


【第2木曜日 事務所見学会&オフィスの3S講習会開催】
~どうやって3Sを進めて行ったらいいのか、実際の現場にてお伝えします~
http://www.e-team.jp/business/consul/retiring.html

【The Outward Mindset(New 箱セミナー企業研修)】
~マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る~
http://www.e-team.jp/business/lacture/hako.html

2019年07月04日(木)更新

パラパラ動画で1日を客観視

先日3S例会で
会長から面白いカメラ機能をおしえていただきました。
 

それが
「タイムラプス」


時間の経過」を意味する英語「time lapse」から来ているようで
その名前の通り時間が経過する様子を早回しで見ることで、
そのようなことができる動画を「タイムラプス動画」、
またそのような動画を撮影することを「タイムラプス撮影」といいます。
(byネットより)
 

動画は画像が重いし
ちょっとだれる部分があるのですが
パラパラ漫画みたいで
なかなかおもしろいんですね。


iPhone,iPadにも機能があって
導線など
日常の動きを確認する際
やってみてもよいかもしれません


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2017年10月27日(金)更新

社内のコミュニケーションツール

事務所内のコミュニケーションツールでfacebookを使っています。
非公開のグループを使って
日報をはじめ
いろんなながれていく情報をまわしていて
とっても便利なのですが
難点は個人のアドレスを使うため、
間違って一般の書き込みに入れてしまうこと。

昔ちょくちょくやってしまっていて
これはだめだと思い
一般のものは見るの専門、
個人のかきこみはやめました。


しかし、スタッフの中にも
個人でFBを使っている子もいて
中には、一緒のアドレスはつかいたくない子は
別アカウントをとるのですが
その場合、使いにくいので
コミュニケーション率は格段に落ちるんですね。。

うちのような小さな事業所は
専用のSNSを導入するのもコスト的に悩ましかったのですが


今年の6月にfacebookのビジネスバージョンが出ていたようです。
「workplace」というものでほぼつくり・機能はfacebookと同様で
今、実験中なんですが
なかなか、いけそうです。

 

4,5年ぶりくらいに
また個人facebookデビューしよっかな?

 

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2017年09月30日(土)更新

音声入力

以前からあったら便利だな。。
と思っていた音声入力アプリ


あるじゃないか。。

 

しかも、かなり正確に入力してくれる。。


これで原稿書いてみた。。


ん。微妙な言い間違いまで
打たなくていいんだって。。


ブラインドタッチで30年(汗)
いまやしゃべる速さで打てるのと
見ながら修正できるので
やっぱり打つ方が早いかな(笑)

でもいつもキーボードがあるとは限らない。。。


ふいに思いついたアイデア
フレーズ
パソコンだしたり
メモをとるよりしゃべった方が早いかもね。


あと、パソコン入力が苦手な人
業務の引継ぎ、日報なんかも
これを活用したら
けっこういけるかも。。。

世の中便利になっても
どう活用するかのコーディネートは
まだまだ人間のアイデアの余地にありそうです♪


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2015年08月29日(土)更新

お局様をなくす環境


昔、「お局様」といわれる方がいらっしゃったが
いまも、名前はさだかでないが
そういう存在の方がいらっしゃるようだ。

いわゆるお局様は
古いだけではない。
一般的に仕事ができる。

経験を積み
この人しかわからない経験知、暗黙知があり
この人に聞かなければわからない

それは、難しいことだけではなく
この書類はどこにあるのかとか
宛名はどうしたらいいかとか
封筒はどこに頼むのかとか
輪ゴムはどこにしまうのかとか
ピンキリだ。

聞く方も気を使うなら
教えるお局様もめんどくさい。
忙しい時にはきつい口調にもなるし
同じ事を聞かれるとイラッともする。

自分はああはなりたくないと思っていても
同じ環境に立たされると
たぶん、おそらく、おなじようになる。

ということはこれをなくすには

仕事を見える化し
「どこ」「だれ」「いつ」「なにを」
誰でもわかるようにすること

そんな環境を作ることで
お局様は素敵な先輩になるかもしれない。


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