e-team

ペーパーレスの
お悩みをお聞きしていて
感じたこと。

新しいシステムを入れても
やり方を変えたくなく、断念してしまうということ。

たとえば、


本はやっぱり
紙で読みたい。

セミナーはやっぱり
Webでなくリアルで受けたい、やりたい

現金で決済したい
 

調べるより聞いた方が楽

「そこは無理」というけれど
でも、習慣を変えるって
そういうひとつひとつのこと。


最初はなれなくても、
ガラケーがスマホに変わっていったように
そのうち
「慣れる」
と思います。

【e-team  facebookページ】
～オフィスで出来る整理・整頓・清掃のヒントがいっぱい！～
時・空・間の質を高める「オフィスの3S」
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【第２木曜日　事務所３SWeb見学会＆オフィスの３SWeb講習会開催】
～オフィスでの３Sを、実際の現場にてお伝えします～
http://www.e-team.jp/business/consul/retiring.html

【The Outward Mindset（New 箱セミナー企業研修）】
～マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る～
http://www.e-team.jp/business/lacture/hako.html

電話の短縮の設定や変更は
良く行うが
ワンタッチダイヤルの設定や変更は
めったにやらないので
発生すると、？？ドルフィンで検索
全体のマニュアルはあるが
膨大な量で、これまた探すのに時間がかかる

機械に勘のいいスタッフが
雰囲気でいじっていたら
「あ！出来てしまった」
 

勘でやった流れを
なんとか再現し、
その手順をかきとめ、
検索ワードと一緒に
デジタルドルフィン登録
 

これで次は検索で6秒で出てくる。
一安心。。
おぼろげな知恵はその場で再現可能にしてコンプリートする
 

そんな習慣が事務所にはあります。

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情報の３S あるあるQAシリーズその３

Q:もしかしたら使うかもしれない書類はどのようにすればすればよいしょうか？
 

A:バッサリ言ってしまえば「いつか使うは使わない」です。
そう教わりました。

それでも捨てられない場合は、
整理の　生品、休品　半死品　死品のなかで分けて（おそらく休品か半死品でしょう）
そのレベルに応じて遠くに保管しておくことです。
 

日々使うもの（生品）の中に「もしかしたら使うかもしれない書類」が
まぎれていると、生品の領域の鮮度が落ちますよね。

理屈でいえば簡単ですが、
整理がまだ慣れないうちは、目利きが甘いので、
この区分をつけるのがなかなかです。
なので、一発で捨てれなくてもいいじゃないですか。

年に何度か整理の日を決めて
捨てたり、保管してみてください。
そのうち、同じものでも
「あれ？なんでこんなの置いてたの？」
となってきます。
目利きが効いてきた証拠。

またその書類がどういう書類かを
分類し、その原因を改善していくことも重要です。
 

たとえば、
①とても大切な書類で、データが飛んだら大変！（過去にそういう経験あり）
というものならデータのバックアップの強化をしてくのです。
（e-teamではバックアップはクラウドも含め、３つあります。毎日更新されていて、5日前の分までさかのぼれます）
 

②データで探せられないかもしれないから、紙で残しておく
紙で探した方が早い。
それであればデータ検索の制度を上げていきましょう
（情報の３Sをしていく）
データで紙より早く、しかも必ず探せるようになれば、
心置きなく書類とさよならできます。

③思い出の品。
こいつがなかなか面倒です。強敵です。
まあ、そういうものはご自宅に（笑）
でも、意外と置いていたこと自体を忘れていた。なんてこともあって
そんなに思い出でないのかな？とか後から反省したり。

e-teamではこのように改善を繰り返し、目利き力を高め、
５年かけて当時高さにして13メートルあった紙書類を4.5㎝以下（A4コピー用紙1冊）までなくしました。

 

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若い子ばかりの店舗の給与
LINEだけで完結する。

各人が手書きした出勤簿や売上が
写メでまとめて送られてきて、
それをもとに計算、
Web明細をオーナーがスマホで確認し
公開、各人がスマホからIDパスワードで入って明細を見る
 

こちらはパソコンを介していますが（紙は一枚も出ないが）
先方は手書きかスマホ。パソコンはとんでる


郵送とかで書類を頼んだら、
返信用封筒渡していてもめちゃくちゃ遅いんですが
Lineの返信の速さはぴか一

若い方と接していると
これからの方向性が
ぼんやりと見えてきます！

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昨日は久々にリアル研修がありました。
３Sの研修ですが、
ペーパーレスをやりたいという意気込みを感じました。
最近、そういうお話はよく耳します。

当日出た書類に関する質問で
他でもよく聞かれることをいくつかわけて書いていきたいと思います。


Q:e-teamでは裏紙の管理はどうしているか？

A：現在は裏紙は使っていません。なので管理はありません。
まあペーパーレス事務所なのですが、
裏紙を使わないというのは３Sをやりだして割と早い時期にやりました。
もちろんそれまでは使っていました。
 

裏紙入れというのがあって、
個人情報のない紙を入れて・・

でも裏紙は情報漏洩のリスクもあるし
（いちいち使える裏紙と使えない裏紙の選定をしていました。）
詰まる原因にもなりやすい、
会長（３Sの師匠）も使わない方がいいといわれたので
やめてみました。


時間は1秒1円でコスト計算をしていますが、
コピー用紙1枚は0.63円だから
紙の選定や入れ替え、詰まった紙の取り除きの時間、漏洩リスクを考 えると
コスト面でも裏紙を使わない方がよかったんです。
 

かわりに、役所の提出書類など郵送代を少しでも安くするため（軽くするため）、
両面印刷はよく使います。

 

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