e-team

入りがあれば出がある。
新しいことを始めるには
やめることも必要


今日のミーティングの課題は
やめてみたらどうかリスト出し


様式改定→例：離職票の案内状の季節のあいさつ、固有名詞の削除
行動するまでの考える時間→思いついたら音声でストック
郵便屋さんの合計計算→カンニングでクリア
工程フォルダの一斉作成→前年の一括複製ボタンで出来そう・・
メール送信→一部自動化


まあ、うちうちの話なので
わかりにくいかもしれませんが、
郵便屋さんの合計計算というのは
毎日郵便を取りに来て下さるのですが
後納郵便なので、
所定の用紙に　●円（の封筒）　●枚　　小計●円
　　　　　　　▲円　　　　　　▲　　　小計▲円

というふうにボールペンで記載しなければいけないんです。

直前まで郵便物は動きがあるのと
郵便局の方も来る時間が必ず一定ではないので、
どうしても来られてからの計算になるんですね。

早見表とかつくったりしていたのですが・・
郵便局の人も枚数を打ってバーコードでレシートのような計算書出されるんですよ。
記載して、その計算書とこたえ合わせすのではなく、
計算書を見てから用紙にボールペンで記載する。
これが早いし、確実だな
という話。


手順をひとつ変えるだけで
計算してから、答えを見る
→答えを見て書く
どたばた計算を「やらなくてすむ」んですから
面白いですよね。



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【The Outward Mindset（New 箱セミナー企業研修）】
～マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る～
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助成金の添付資料で
購入先の企業の担当者に
いろいろとお願いをしたつもりが
なかなか意思疎通できず
切れそうになった（相手はもっとそうだと思うが）

打ち合わせの際
社長に説明すると
その場で電話をしてくださり
優しい声で
わかりやすく、短く、的確な指示を出された。


「1分で話せ」
クリスマス本のひとつだが
この本、社長にセレクトしなくてよかった（笑）
目の前で実演いただき、
仕事が出来る人は
適格な指示をだせる人と
あらためて実感。


相手が仕事ができない
というまえに
自分の指示の出し方を
研究すべきかもしれません。

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今、改善したいなあと思っていることが
小口現金

以前は小口現金をスタッフに任せていたが
清算がたまりやすくてリードタイムも悪いし
非効率なことが多いので、
やめにした。


直接私の所に
領収書を持ってきて
清算してもらうことにしたのだが
これもいまふたつで
今度は逆に全然領収書が上がってこない。


まあ、私がいないことが多いので、
流れが悪くなるのは当然だ。


そもそも領収書がなかなかあがってこないし、
上がってきても現金清算というのがイケてない。


そこで次考えているのが、
そもそも領収書はスキャン保存をしているので
携帯に弥生レシート―アプリを入れてもらい
その場で上げてもらうこと。
弥生で個人別の未払い勘定項目を作り、
月末清算、給与と一緒に振込


清算業務は各社悩みが大きいところで
ソフトやアプリで
効率化をしようとしているところだが
やり方は様々、うちも模索は続きます。。
キーワードは
やっぱりペーパーレス
ノーキャッシュ
かもしれません。


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事務所MTで、今月読んだ本の発表というもので
集中力を高めるという本より
日常、小さな選択がいくつもあるが
それに意外と集中力を消耗するので
ルール化してルーチン化することで
集中力をいざというときに高めることができる

というものがあった

たとえば
これ（面倒なの）、いつやろう？とか
足らなくなってきたけど買っておいた方がいいかな・・とか
これとこれどっちがいいだろう？とか
誰に頼もうかな・・それとも自分でやろうか　とか
そういうちょっとしたことの選択だ

なるほどなと思う。


たしかに３Sの本質は守るべきルール決め、決めたルールを守ること
だが、これをしていると
「こーいうもんだ」とあきらめというか迷いがなくなる
考え事（選択）が減り
行動に直結する。
ルーチンな行動が習慣化する
結果、行動に対する集中力が高まるのかもしれない。


私が３Sを説明する際よくつかう図だが、
この数が減ることがストレスフリーだと伝えてきましたが
集中力を高めることにもつながるんだと
あらためて思いました。



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