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昨日は野田ハニー食品工業様にて3S例会でした。
当事務所も格闘の事務所の壁紙報告を
させていただいた後、
情報の３Sとして増えて困るものについて
講義させていただきました。

仕事は増えると喜ばしいことですが、
不思議な経験をしたことがあります。

昔、会計事務所で務めていたころ
先生が新しいお客様をとってこられた
にもかかわらず、スタッフの反応は
「ゲェーー」
という反応でした。
また忙しくなるのが予測できるからです。

自分も同じ反応をしながら
矛盾を感じました。
給料は増えたい。でも仕事は増えるのはいや。
いったいどうしたいんや？

社労士事務所を経営し出してからも
お客様の会社でも同じような場面に何度か遭遇しました。

仕事が多い時は残業がふえて大変こまる
でも環境が激変して、仕事がなくなると
それ以上にこまる

仕事は
楽・楽・正・速・安・安

３Sでそれを教えてもらったとき
すべての謎がとけました。

お客様にご迷惑をかけずに
こちらが（めんどうなことを）するべきだ。

事務所の効率化を進めたとき
こんな反発もうけました。
でもこちらが「ゲェーー」と思いながら仕事を処理するのでは
良い仕事にはつながらないと思います。

どちらにとっても
楽・楽・正・速・安・安
になれるよう、

情報量の対応はやっぱり情報の３Sへの
挑戦が必要かとおもいます。

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昨日は本人さんにそろえてもらうものを書いたが
じゃあ、会社は待っているだけでいいかといえば
そうではない。

実は手続きで以外に時間がかかるのが
特に小さな会社がそうなのだが
会社が用意すべきものを用意していないということ。
 

昨日書いたよう、入社される社員さんに
出してほしい書類なども事前に用意しておくことや
労働条件を決めていないことも多い

労働基準法では雇い入れ時の労働条件を文章で明示することが
求められている（労働条件通知書）
もちろん、これを互いが文章をとりかわす
「雇用契約書」にしてもよいのだが
いずれにせよ、働く時間や休日
契約の期間の定めの有無、更新の条件
給与などは個々に決まってくるものなので
決めなければいけないし、
従業員さんも大変気になるところだ。
 

さらに、退職時のルール、加入の保険
給与の締め支払い、賞与の有無、退職金の有無
なども会社ではあたりまえであろうが
あたらしい従業員さんはわからない。
 

これらを文書にして、
「少なくとも」入社当日に渡せるようしないと
いくら書類をそろえてほしいといえど
こちらの「信用」がなくなるのは
普通に考えれば明らかだ。
 

さらに、保険の手続きでは
給与総額を記載しなければ保険の等級が定まらず
手続きができない。
よって、
せっかく書類をそろえてもらっても
手続きができず、保険証の発行がどんどん遅くなり
これも「せかしたわりには、そっちは遅いじゃないか」
と「信用」にかかわってっくる。
 

こういった当たり前のことが
当たり前にできていない場合
まずはここから変えていかれたらどうだろう？

タダでできる定着への改善だと思うのですが。。


速さは信用
 

事務所でも、お客様と従業員さんの
信頼関係を高めるために
手続きのスピード化に向けて
日々改善チャレンジを繰り返しています。

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マイナンバーが入ったとはいえ、
従業員さんの手続にはたくさんの情報が要る。
名前、フリガナ
性別
住所
生年月日
マイナンバー
年金番号
雇用保険被保険者番号
 

これらは従業員さんに用意していただかないと
そろわない。
 

さらに、社会保険に加入される方が扶養が要るとなると
その扶養の方の
名前、フリガナ
性別
生年月日
被保険者との続柄
収入（ある場合はそれらの証明、年金の通知書なども）
同居か否か

などもいるので、これも従業員さんにそろえてもらわなければ
進まない。

入社してからこれらをそろえるとなると
他に仕事のことなども覚えたりしなければいけないので
大変だ。。
 

手続き以外にも
会社で必要なものとして
振込先の銀行
誓約書
同意書
マイカー通勤申請
健康診断
などもあるだろう。
 

入社前にこれらをお願いし
入社初日にすべてそろって入社とする。
としてほしいところ。
 

身元もはっきりわかり、誓約もでき
トラブルも少なくて済む。


事務の方も、社長も
「あれまだですか？」
と催促したりとよけいな仕事が減り
なによりそういったことを言わなくて仕事のことに集中でき
本人も、会社も気分がよい。


ながくなるので、続きは明日

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所属しているライ○ンズクラブの大会に行ってきました。
比較的年齢の高い会長クラスのが多いのですが
懇親会で気づいたのが
スマホ率

数年前にスマホをいじっていたら
「若い人（の部類にはいるようです）はすごいねー」
など言われていましたが、
そうおっしゃっていたような方の多くも
指で画面をなぞっていらっしゃいました。

「アナログにんげんですからー」
なんておっしゃっていても
これは数年たてばわかりません。

年齢が変化の障害になることは確かにあるでしょうが、
自分が思っている以上に
人間は柔軟のようです。

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来週1週間、新箱セミナーのファシリ研修がはいっていたのですが、
開催地は福岡の予定だったので、
地震の影響で、どうかなあとも思っていたのですが
結果、延期になりました。

こちら側の想像以上に
心理的な面も含めて大変そうです。

現地にいなければ
なかなか情報は把握できないものですね。

組織も、なにかを決めるときは
やはり現場の意見をきちんと聞かないとわからないことが
多いかもしれません

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