e-team

リモートのTeamViewerが
接続できなくなった。
どうやらアルゴリズムというものでそのように判断されたようです。
個人用の場合は無料ですが、
商業用の場合は有料なんですね。

まあたしかに、思い当たる節がありますので
何も言えません。

テレワークにはそれなりにIT投資が必要。。
たしかに無料に越したことはないですが、
使わないことによる見えない費用のほうが
結構大きかったりします。
1秒1円
費用対効果を考えながら
投資していきたいと思います。

【e-team  facebookページ】
～オフィスで出来る整理・整頓・清掃のヒントがいっぱい！～
時・空・間の質を高める「オフィスの3S」
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【第２木曜日　事務所３SWeb見学会＆オフィスの３SWeb講習会開催】
～オフィスでの３Sを、実際の現場にてお伝えします～
http://www.e-team.jp/business/consul/retiring.html

【The Outward Mindset（New 箱セミナー企業研修）】
～マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る～
http://www.e-team.jp/business/lacture/hako.html

日差しが強くなってきました。
マスクをして、サングラスを掛けたら
ん？　自分でも誰だか分らん。。

ドラマ半沢直樹
面白かったです。
銀行員は見たくないドラマと聞いていますが
つまりそれなりにリアルなんでしょう。

夜中、メールを消し行く三木を
待ち伏せる半沢。。

あたしなら、リモートで入るけどな。。
というか社内メールで裏の案件は飛ばさないけど。。

元銀行員の方が
セキュリティーはものすごくきびしくて
在宅ワークなんて夢のまた夢とおっしゃっていましたが
きっとそうなんでしょう。

コロナがかなり身近なところまで来ています
自覚症状がないので本当にわかりません。
早めにセキュリティー強化はやりつつ
Web業務もできる環境にしておかないと
しばらく隔離になったら
夜中に忍び込むこともできず
どうしようもありません。。

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また第二波が来ていますが
第一波の時とはなんとなく雰囲気がが違う感じがします。
 

それは一波の時はとりあえず何でも中止だったものが
こんな中でもどうやって行くかと言うことを模索しているのが
今のような気がします。
 

持続可能給付金がありましたが
考えてみれば、ネーミングどおりで
あのお金は一時しのぎのお金ではなく
続けていくためにはどうしていったらよかったのかに
一息入れるための軍資金だったのかもしれません

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ある出来事があり
不条理さに腹を立てたが
よくよく原因を突き詰めていくと
こちら側にあった本当の原因があった
合点がいく
今後の改善点が考えられるし
もやもやがズルズルと引きずることもないところが良い
 

物事と言うものはなかなか奥が深いもので
原因を表面的な外側に求めているだけでは
全体像がなかなか見えてこない
自分の知らないところでいろいろとつながっていて
腹を立てているだけでは
勝手な都合の良い解釈だけをして

本当の意味で前に進めないなと実感してます
 

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情報の３S あるあるQAシリーズその３

Q:もしかしたら使うかもしれない書類はどのようにすればすればよいしょうか？
 

A:バッサリ言ってしまえば「いつか使うは使わない」です。
そう教わりました。

それでも捨てられない場合は、
整理の　生品、休品　半死品　死品のなかで分けて（おそらく休品か半死品でしょう）
そのレベルに応じて遠くに保管しておくことです。
 

日々使うもの（生品）の中に「もしかしたら使うかもしれない書類」が
まぎれていると、生品の領域の鮮度が落ちますよね。

理屈でいえば簡単ですが、
整理がまだ慣れないうちは、目利きが甘いので、
この区分をつけるのがなかなかです。
なので、一発で捨てれなくてもいいじゃないですか。

年に何度か整理の日を決めて
捨てたり、保管してみてください。
そのうち、同じものでも
「あれ？なんでこんなの置いてたの？」
となってきます。
目利きが効いてきた証拠。

またその書類がどういう書類かを
分類し、その原因を改善していくことも重要です。
 

たとえば、
①とても大切な書類で、データが飛んだら大変！（過去にそういう経験あり）
というものならデータのバックアップの強化をしてくのです。
（e-teamではバックアップはクラウドも含め、３つあります。毎日更新されていて、5日前の分までさかのぼれます）
 

②データで探せられないかもしれないから、紙で残しておく
紙で探した方が早い。
それであればデータ検索の制度を上げていきましょう
（情報の３Sをしていく）
データで紙より早く、しかも必ず探せるようになれば、
心置きなく書類とさよならできます。

③思い出の品。
こいつがなかなか面倒です。強敵です。
まあ、そういうものはご自宅に（笑）
でも、意外と置いていたこと自体を忘れていた。なんてこともあって
そんなに思い出でないのかな？とか後から反省したり。

e-teamではこのように改善を繰り返し、目利き力を高め、
５年かけて当時高さにして13メートルあった紙書類を4.5㎝以下（A4コピー用紙1冊）までなくしました。

 

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若い子ばかりの店舗の給与
LINEだけで完結する。

各人が手書きした出勤簿や売上が
写メでまとめて送られてきて、
それをもとに計算、
Web明細をオーナーがスマホで確認し
公開、各人がスマホからIDパスワードで入って明細を見る
 

こちらはパソコンを介していますが（紙は一枚も出ないが）
先方は手書きかスマホ。パソコンはとんでる


郵送とかで書類を頼んだら、
返信用封筒渡していてもめちゃくちゃ遅いんですが
Lineの返信の速さはぴか一

若い方と接していると
これからの方向性が
ぼんやりと見えてきます！

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情報の３S　あるあるQAシリーズその２

Q：e-teamでは書類チェックはペーパーレスではどうしていますか？

A：チェックするデータを見るだけです。
　元データ等と2画面でチェックします
　訂正箇所がある場合は、デジタルドルフィンズにあるコメントに書くか
　メモ帳につけて一緒に相手に回します。



　データに直接書き込む必要がある場合
　データの形式によりますが
　ワードやエクセルならそのまま赤字にしたり
　PDFなら編集のできるソフトをいれていますので
　ラインを引いたり文字を編集で書き込みます。

※当事務所ではデジタルドルフィンズというソフトを使っています。

　昔は紙でプリントアウトしたものをチェックしていました。
　でもそれだとプリントアウトし、それをシュレッターするという無駄があったのです。
　紙では数字などはレ点を入れることが多いと思いますが
　レ点いれなくてもカーソルでも間違い発見率はほぼ変わりません。

　GoodNoteを使えば、直接iPadペンで書き込めますが、
　いちいちソフトの立ち上げが面倒なので、あまり使っていません。　
 

　また紙ならチェックしてほしいものは相手の机の上に置きますが
　データなら、相手をパソコン上で指定するだけなので※
　机に戻らなくてもどこでもやりとりができるのが便利です。
　

　また、チェックそのものの行為が俗人的になるので
　チェックリストを作って、そのチェックリストどおりにみて埋めていく事が多いです。これがレ点替わり。
　そうすることで人に頼まなくても（人の時間を奪わなくても）
　自分でもチェックができます。待ち時間の無駄が減らせます。
　ミスをすれば、チェックリストにチェック項目を追加し、再発防止を防いでいます。
　
　
　さきほどの給与のチェックリストはこちら
　やった本人が相手に回す前に事前チェックをして色でやったものを色で塗りつぶしています

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昨日は久々にリアル研修がありました。
３Sの研修ですが、
ペーパーレスをやりたいという意気込みを感じました。
最近、そういうお話はよく耳します。

当日出た書類に関する質問で
他でもよく聞かれることをいくつかわけて書いていきたいと思います。


Q:e-teamでは裏紙の管理はどうしているか？

A：現在は裏紙は使っていません。なので管理はありません。
まあペーパーレス事務所なのですが、
裏紙を使わないというのは３Sをやりだして割と早い時期にやりました。
もちろんそれまでは使っていました。
 

裏紙入れというのがあって、
個人情報のない紙を入れて・・

でも裏紙は情報漏洩のリスクもあるし
（いちいち使える裏紙と使えない裏紙の選定をしていました。）
詰まる原因にもなりやすい、
会長（３Sの師匠）も使わない方がいいといわれたので
やめてみました。


時間は1秒1円でコスト計算をしていますが、
コピー用紙1枚は0.63円だから
紙の選定や入れ替え、詰まった紙の取り除きの時間、漏洩リスクを考 えると
コスト面でも裏紙を使わない方がよかったんです。
 

かわりに、役所の提出書類など郵送代を少しでも安くするため（軽くするため）、
両面印刷はよく使います。

 

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３S活動をしている
四国３Sネットワーク
年1回の発表大会が
8月28日（金）に開催されます。

9周年発表記念大会

 

こんな時期ですが
こんな時期だからこそ
Webでも参加できます！
 

全国からのご参加お待ちしています！

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評価や給与などは
いい話ばかりではない
悪い時にも
本当に相手のことを考えるのであれば
勇気をもって伝えることは大切

ただ、いいにくいことを言うとき、
先にごめんと謝ってから言ったほうがいいかもしれない
たとえ悪くなくても

言いにくいことは言いにくいのだ。
だからどうしても理由を探してしまう
相手が悪かったのだからこうなったのだとか
自己正当化をしてしまう

そうしたらますます相手は壁を作り
建設的な話にはなりにくい

それはら、さいしょから
じつはこうなんだ。ごめん
といってしまうと
あとは、自分も協力するから
よくしていこうと
建設的な話に流れやすいかもしれない。

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