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2020年07月15日(水)更新
e-teamでは書類チェックはペーパーレスではどうしているのか
情報の3S あるあるQAシリーズその2
Q:e-teamでは書類チェックはペーパーレスではどうしていますか?
A:チェックするデータを見るだけです。
元データ等と2画面でチェックします
訂正箇所がある場合は、デジタルドルフィンズにあるコメントに書くか
メモ帳につけて一緒に相手に回します。
データに直接書き込む必要がある場合
データの形式によりますが
ワードやエクセルならそのまま赤字にしたり
PDFなら編集のできるソフトをいれていますので
ラインを引いたり文字を編集で書き込みます。
※当事務所ではデジタルドルフィンズというソフトを使っています。
昔は紙でプリントアウトしたものをチェックしていました。
でもそれだとプリントアウトし、それをシュレッターするという無駄があったのです。
紙では数字などはレ点を入れることが多いと思いますが
レ点いれなくてもカーソルでも間違い発見率はほぼ変わりません。
GoodNoteを使えば、直接iPadペンで書き込めますが、
いちいちソフトの立ち上げが面倒なので、あまり使っていません。
また紙ならチェックしてほしいものは相手の机の上に置きますが
データなら、相手をパソコン上で指定するだけなので※
机に戻らなくてもどこでもやりとりができるのが便利です。
また、チェックそのものの行為が俗人的になるので
チェックリストを作って、そのチェックリストどおりにみて埋めていく事が多いです。これがレ点替わり。
そうすることで人に頼まなくても(人の時間を奪わなくても)
自分でもチェックができます。待ち時間の無駄が減らせます。
ミスをすれば、チェックリストにチェック項目を追加し、再発防止を防いでいます。
さきほどの給与のチェックリストはこちら
やった本人が相手に回す前に事前チェックをして色でやったものを色で塗りつぶしています
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