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もしかしたら使うかもしれない書類はどのようにすればいいでしょうか?

投稿日時:2020/07/17(金) 13:11rss

情報の3S あるあるQAシリーズその3

Q:もしかしたら使うかもしれない書類はどのようにすればすればよいしょうか?
 

A:バッサリ言ってしまえば「いつか使うは使わない」です。
そう教わりました。


それでも捨てられない場合は、
整理の 生品、休品 半死品 死品のなかで分けて(おそらく休品か半死品でしょう)
そのレベルに応じて遠くに保管しておくことです。
 

日々使うもの(生品)の中に「もしかしたら使うかもしれない書類」が
まぎれていると、生品の領域の鮮度が落ちますよね。


理屈でいえば簡単ですが、
整理がまだ慣れないうちは、目利きが甘いので、
この区分をつけるのがなかなかです。
なので、一発で捨てれなくてもいいじゃないですか。


年に何度か整理の日を決めて
捨てたり、保管してみてください。
そのうち、同じものでも
「あれ?なんでこんなの置いてたの?」
となってきます。
目利きが効いてきた証拠。


またその書類がどういう書類かを
分類し、その原因を改善していくことも重要です。
 

たとえば、
①とても大切な書類で、データが飛んだら大変!(過去にそういう経験あり)
というものならデータのバックアップの強化をしてくのです。
(e-teamではバックアップはクラウドも含め、3つあります。毎日更新されていて、5日前の分までさかのぼれます)
 

②データで探せられないかもしれないから、紙で残しておく
紙で探した方が早い。
それであればデータ検索の制度を上げていきましょう
(情報の3Sをしていく)
データで紙より早く、しかも必ず探せるようになれば、
心置きなく書類とさよならできます。

 

③思い出の品。
こいつがなかなか面倒です。強敵です。
まあ、そういうものはご自宅に(笑)
でも、意外と置いていたこと自体を忘れていた。なんてこともあって
そんなに思い出でないのかな?とか後から反省したり。

 

e-teamではこのように改善を繰り返し、目利き力を高め、
5年かけて当時高さにして13メートルあった紙書類を4.5㎝以下(A4コピー用紙1冊)までなくしました。

 

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奈良県生まれ大谷大学短期大学部卒業転職4回(大阪にてベアリングメーカー、広告代理店、建設業等勤務 高松にて会計事務所勤務、平成11年社会保険労務士試験合格 コンサル・社会保険労務士事務所にて勤務)2001年9月仲井京子社会保険労務士事務所開業2006年4月有限会社e-team設立2007年よりAB...

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