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無駄その2 消耗品管理

投稿日時:2021/07/15(木) 09:32rss

社内業務の無駄の二つ目が
消耗品管理


この一見しょうもない価値を生まない作業には
いろんな無駄の要素があり奥深い


オフィスであればプリンターのトナーがない
となれば、困る。

そうならないよう在庫をしっかりためておく
という対策はあるが、
これもありすぎると場所、お金の無駄となり
適正数、どのタイミングで発注をするか
また、ダブル発注がないよう管理が必要になる。

ここに、ひやひや、イライラ、
よけいなエネルギーを使わず
いかにスマートに流すかがポイントだ。

どんなに安いトナーを探したところで、
それが粗雑品で故障の原因になるようなものではよくないし、
誰か一人しかわからず、その人がいなければ誰もわからないようでも困る。

どこで発注するか  ミニマムを決める
どれだけ発注するか  マックスを決める
だれが発注するか   できればだれでもできるような仕組みが良い
どこに発注するか   できればだれでもすぐに簡単にできるような仕組みがあればよい
きた消耗品の管理   指定の場所に指定の方法で格納される仕組みがあればよい
支払いはどうなるか  もちろん口座引き落とし系が良いです。


よくあるパターンは
消耗品が少なくなった、あるいはないことに誰かが気づいた時点で
「ちょっと、のりがないから買っておいてー」と事務の方に言う。
事務の方が、買い物のついでか、ネットで購入する。
というパターン
事務の人がいなければ、明日になるし、
事務の人の裁量で購入先や商品、数が決まる。
それに対し、高いや安い、遅いや多い少ないという文句がちょこちょこ上がる
それに応じてまた裁量で購入ルールが変わっていく。
ルールは見えず、意外と時間とお金がかかっていることに
誰も気づかない。
情報は共有されていない状態の個別管理です。


うちも昔はそうでした。
まじめな事務員さんは、スタッフに頼まれるたびに100均に買いに走り、
小口で清算していました。
毎日1時間は買い物の時間だった
と・・やめてーーーー!!
と思いましたが。。


注意深く見ていると
購入したものは
みるみるうちに各人のデスクの中に
収まります。
ものが共有されていないので、
だれかのデスクの文具がなくなれば、依頼があり、
買ってきたら、予備としてみんながほしがり、またデスクの中にしまう。
買ってきたクリップは一瞬にしてなくなっていました。
自分がよければ、その場がよければ、あとは無関心
そんな空気が漂っていました。


今は、ほとんどのものが共有化され、在庫はこのタイミングで
というものが、見える化されていて
どこに発注するかもドルフィンで検索すれば出てきて
発注したかどうかの記録もすぐわかる仕組みがあります。
これが守れないときは
どこがボトルネックになっているかを検証し、
改善するような形ができています。


ペーパーレスも手伝って、
消耗品代は昔に比べ量も金額も1/4になりました。
その分IT機器を購入していますが(笑)

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奈良県生まれ大谷大学短期大学部卒業転職4回(大阪にてベアリングメーカー、広告代理店、建設業等勤務 高松にて会計事務所勤務、平成11年社会保険労務士試験合格 コンサル・社会保険労務士事務所にて勤務)2001年9月仲井京子社会保険労務士事務所開業2006年4月有限会社e-team設立2007年よりAB...

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