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請求書の改善経緯

投稿日時:2020/09/10(木) 09:51rss

開業当時、
請求書は自分で作ったExce
お客様ごとにシートに分けて作っていたが
それもすぐにめんどうになり、
社労士用のExcel汎用ソフト使うようになった。


自動で翌月の請求書を作ってくれたり
年度末には支払調書を作ってくれたりと
マクロを駆使したこの汎用ソフトは便利ではあったが
バックアップの問題、要領の肥大化
なにより件数が増えてくると会計ソフトと数字が合わない
会計ソフト、請求書ソフトそして口座引き落しと
別々のシステムなので3つの数字が合わないといけないのだが、
やはり人間、転記ミス、記載ミスがあり、会わない際は原因追及に時間がかかる
これって仕事のようにみえる無駄


封筒に宛名シールを張って、
請求書をつめ、事務所ニュースや必要なお知らせを入れる


お客様への請求書の作成、郵送に
2日くらい時間をかけていた。
 

請求書にも宛名住所が入るので、
封筒の宛名張りをやめて、窓付き封筒に変更
これで宛名張りの手間も減るし、
なにより封入ミスがなくなる。


さらに、口座引落のシステムより
通知はがきを出してくれるサービスがあるのを知りそれを利用開始
こうして請求書の出力、郵送を廃止。
請求書と一緒に同封していた事務所ニュースはメール等のデータ配信にし
浮いた費用で口座振替手数料のお客様負担をなくした
1回110円という費用もそうだが、
お客様の経理仕分けが一つ減る価値が大きい。


次に、請求書システムを今までのエクセル汎用のものから
会計ソフト(弥生)と連動する子会社の請求システム(Misoca)に変更
自動取り込みシステムを入れることで
請求システムと会計ソフトの数字合わせがなくなった。
クラウドなのでバックアップ問題も同時解決
見積とも連動できる


社内の状況はどんどんかわり、
市場環境もどんどんかわり
法律も変わり、
昔と同じやり方をしていれば
仕事はどんどん増え複雑化しきっとすごい時間がかかっているはず


経理は経理担当者に任せきりで
社内ではパンドラの箱状態になっているというのは
よく聞く話。
私はたまたま経理がすきなので、
担当者任せにせずけっこう中に入っていったが、
経営陣ももっと介入し、問題を発見していく必要があるような気がする。
領収書、請求書の電子保存も解禁になっていて
昔よりずっとコストは安く実現可能だ。


まだまだ道半ばですが
つぎは源泉問題ですね。。
(お客様や会計事務所さんの経理負担があるので)
これにはいろんなハードルがあるのですが
トライしていこうと思います

 

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奈良県生まれ大谷大学短期大学部卒業転職4回(大阪にてベアリングメーカー、広告代理店、建設業等勤務 高松にて会計事務所勤務、平成11年社会保険労務士試験合格 コンサル・社会保険労務士事務所にて勤務)2001年9月仲井京子社会保険労務士事務所開業2006年4月有限会社e-team設立2007年よりAB...

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