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2015年05月09日(土)更新

マイナンバーまでの4つの準備


マイナンバーについて、
すこし規模の大きい所からよく聞かれます。
具体的に何をしていけばよいのかということですが
大きくわけて4つあります。

1つ目が社内規定の見直し。
基本方針やマイナンバーの取扱規程などです。
マイナンバーは特定個人情報に該当するため、
番号法(個人情報)に該当しない小規模な事業所でもすべて適用されます。
なので見直しと言ってもこれらがない会社も多いかと思いますが、
これらの情報の適正な取扱の確保を確保するための方針を掲げます。
そして取扱規程で取扱の範囲や安全管理措置について、
取得、利用、保存、提供、消去・破棄など具体的な取扱を定めておくと良いでしょう。

2つ目がシステムの対応。
給与や法定調書等マイナンバーに関連するシステムのバージョンアップの対応も必要になってきます。
またマイナンバーが記されたデータが法定保存期間を経過した後は
速やかにマイナンバーが破棄、削除される機能やしくみが必要になってきます。
マイナンバーは必要なく持っておく事がリスクになります。

3つ目が安全管理措置の実施。
組織体制、担当者の監督、特定個人情報を扱う区域の管理、
漏洩防止策、アクセス制御などを整えて行きます。
事業者の規模(職員100人以上か否か)で安全管理措置レベルが違ってくるので
規模に合った措置を行えるように準備する必要があります。
またこれらマイナンバー関連事務を委託する場合はその委託の見直しも必要になってきます。
委託先の適切な選択
安全管理措置に関する委託契約の締結
委託先に置ける特定個人情報の取扱状況把握など
委託先においても同等の安全管理措置が講じられるよう「必要かつ適切な監督」が必要になってきます。

4つ目が社員教育や勉強会の実施。
組織体制にあるマイナンバーを実際に取り扱う「事務取扱担当者」はもちろん、
10月には従業員皆さんにマイナンバーの通知が始まるので、
その通知が何を意味するのかを知っていただく為にも
マイナンバー制度全般の基礎知識やマイナンバー取扱に関する注意事項など
事前に伝えておく事も混乱を起こさない為に大切です。
番号法による罰則規定なども周知しておくとよいでしょう。

こうしてみるとあと半年、行うべきことがたくさんありそうです
始まってから混乱しないよう今のうちに少しづつ準備を進めて行きましょう。

現在、当事務所でもPマーク取得にむけて取り組みながら
こういった体制を整えて行っています。

また教育については今月の講座で開催しますので
よろしければご参加ください。

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2014年04月01日(火)更新

就業規則=権利と服務

 

最近、是正勧告がけっこうあります。

平たく言えば監督署から法違反を正すよういわれる注意指導です。

 

わたしがはじめて就業規則の研修を受けた際、

教えていただいたのは

就業規則は

権利と服務で出来ている。

ということでした。

 

働くものの権利と

働く上で守るべきこと

この2つについての社内のルールです。
なるほどなと当時強烈に思いましたが

改めてこのバランスってとっても大切だと思います。

 

ある人は支援と貢献という言葉を使われたり

訴訟となっても

権利と義務のバランスは問われます。

 

このバランスがとれていたら

問題にはならないんですよね。

不均衡だから均衡がとれるような作用が働く訳です。

 

ビジネスで言えば

お金とサービスでしょうか

 

なにかが足らないと思ったら

文句を言う前に

もう片方がきちんと出来ているのか

疑ってみるのもよいかもしれません。

 

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2014年03月23日(日)更新

在宅勤務 必要なしくみ その2

 

昨日の続き

在宅勤務をやっていく上での

必要なしくみその2についてです。

 

前回、必要なしくみについて

だれにということについて

成功事例を出す為にまずは信頼の置ける方に

ということでしたが、

そういう方に限って

気を使ってなかなか在宅勤務は使われません。

 

となれば、次の問題は

つかうきっかけをどう作るか。

です。

 

こうなると緊急性を使うしかありません。

一番よいのはお子さんのインフルエンザ!

これです。(笑)

欠勤するにしてはちょっと長い事お休みしなければならない。

3日くらい、心苦しい

この感じがとっても良い(笑)

 

いざするとなると、

若干準備が必要です。

 

本当に家で(外で)データがとれるかどうか

会社でしか、とれない情報はないかどうか

 

想定していても

こういったものが必ずあるもので

一度使うと、賢いこの方々は

ではどうすれば、良いかという「改善案」を考え出してくれます。

 

さらに「人に聞いたりお願いしなければ出来ない事」

というものがあることが解ってきます。

 

他の人が以前作ったデータであったり

FAX番号(普段短縮でやっているので、解らない)

いぜんの入金はいつだったかとか

在庫はあったかどうかとか

 

社内でいれば、人の手をとめてきいていたことも

社外にいることで、聞かなくても情報がとれないかどうか

これまた工夫がはじまります。

 

これは3Sネットワークの例会で

情報共有について改善された方(建設業の方)が

かかれたイメージ図


201403231202_1-300x0.jpg

 

人を介して情報を流すのではなく
情報を置いて、必要な人が見にくるしくみ
こういったものが作られると
場所に(結局は人に)拘束されずに
仕事が流れるようになります。

こうしていままで社内で仕事をしているうちは
問題として気がつかなかった
業務の標準化、共有化が
在宅勤務をきっかけに進んで行く訳です。

これを先にしくみからつくって稼働しようとしても
経験のない者が考える想定なんてたかがしれています。
それよりも小さく始め、大きく育てる
試行錯誤しながらつくっていくのが一番現実的で腑に落ちるものです。
だからこそ誰が使うかが重要なのです。

 

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2014年03月22日(土)更新

在宅勤務 必要なしくみ

 

在宅勤務をやっていく上で

今回は必要なしくみについて

書いてみたいなと思います。

 

まず誰をさせるか

ということですが、

一定の仕事を在宅勤務専属の人に出す

という事も考えられるでしょうが

(請負的な感覚)

 

情報共有力を高め

予期せぬ災害、介護等突発的な出来事

など企業のリスクマネジメント力を高めるのであれば

いまいる社員の方々に在宅勤務をさせてみる

ということも重要です。

 

部下が見えない所で仕事をしてもらう

(会社にいてても上司は見てないことは多いのですが(汗))

ほんとうにちゃんと仕事をしているのか

テレビをみたり子供と遊んでいるのではないか、
買い物などにいっているのではないか

いろんな不安がどーしてもつきまといます。

 

経験上、在宅勤務をさせる社員は

一定以上の信頼関係が必要かと思います。

そう考えると、入社まもない社員はやはり

お互い難しいと思います。

試用期間中はやめておいたほうがよいでしょう。

さらに、あまり信用のおけない社員もこれも難しいと思います。

許可した者、あるいは会社に等級制度があるのであれば

○等級以上の者として最初は区分けをしてもよいかもしれません。

 

育児休業給付も介護保険給付も

雇用保険の被保険者で2年で11日以上出勤の有る月が12ヶ月以上ある者でないと

受給権利が発生しませんよね。
あれとおなじような「ルール」を社内でつくるんです。


そのルールに適合する

今在籍されている、信用ある社員の方が利用して

生き生き仕事をしていただいている姿を見て

「自分も在宅勤務という選択肢が欲しい」

ということで頑張ってルールに適合するよう
誠実に勤務していただければ

相乗効果ですよね♪

その誠実の貯蓄高が在宅勤務となるというイメージです。

 

やはり最初の社員がよい影響をつくってもらえる事が重要。

そういうルールやしくみをつくっておくわけです。

 

このあたりはフレックスタイム導入でも似ていると思います。

権利主張をする人やそういう風土の中で

フレックスタイムを導入すれば、生産性が上がるどころか

不信感いっぱいの組織になり、

生産性もまったく上がりません。

 

長くなりましたので続きは次に。。

 

 

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2014年03月21日(金)更新

在宅勤務で必要な環境

 

在宅勤務をやっていく上で

最初に必要な環境について

書いてみたいなと思います。

 

まず仕事を持って出なければならない。

昔から持ち帰り仕事というものはありましたが

それを思い出していただきたいのです。

いろんな資料、

ワードやエクセルなど必要なデータ

これらをUSBや紙、

場合によってはノートパソコンごと持って返ったり

していたはずです。

 

そうなってくると問題になってくるのが情報漏洩

持って返ったデータの上書き時の誤作動によるデータ紛失

準備してもって返ってもやっぱり仕事を進めて行くと

足らない資料はでてきます。

 

ということは

①データのクラウド化

これにはセキュリティ強化も同時に必要になってきますが

データをコピーしたり

紙で持ち出したりするよりは遥かに安全効率的です。
方法については素人が考えてもたかがしれてます。
専門の方に相談しましょう。
いまは私達の想像以上にこれらのセキュリティやしくみは進んでいます。

 

もうひとつ

②ペーパレス化

 

これには理由がふたつあって

ひとつはデータで見に行けるということは

紙資料をpdfなどデータにしておく必要があること。

 

もうひとつは

紙を広げながら仕事するスタイルは

やはり情報漏洩上危険です。

コーヒーをこぼしたりすることもあるでしょう。

紙を広げているとどんな仕事をしているか隣の人からも見れます。

場所もいります。

 

 

iPad資料を見ながらパソコンで作成というスタイルでは

文房具がいりません(笑)

ただそのかわり電源がいります(汗)

そこがネック。。

 

あとは

③情報のやり取り

 

できれば電話のような1対1というものだけでなく

グループウエア的なものを使うと良いと思います。

 

さらにサラリーマンの方は

勤怠システムがあれば良いとおもいます。

これももちろんweb勤怠がいいです。

リアルタイムで社内の方も確認できるものです。

いつからいつまでどんな仕事をしていたのか

上司はやっぱり気になる物です。

 

e-teamではさらに手続きは電子申請も使って

「役所に出向く」という拘束もとっぱらっています。

 

これらいすれもITが絡んできますので

インターネットの確保が必要になってきます。

 

wifiやタブレットといったものを

用意することも必要になります。

 

お金がかかると思われるでしょうが、

紙代、異動費用、などで十分ペイできる範疇にあります。

 

特にペーパレス効果は費用面でも大きいです。

なんか、めんどうくさいなー
でしょ?(笑)
でも、これらの環境は後でお話しする「しくみ」の中で

自然と「必要な環境」であることが
お解りいただけるかと思います。

 

 

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2014年03月20日(木)更新

在宅勤務

 

e-teamでは

仕事がひととおり出来るようになれば

在宅勤務ができるようになっています。

 

いつでもどこでも

仕事ができる環境をつくることは

創業時からのあたしの夢の一つで

 

子供が風邪で(自分は元気なのに)

そばにいなければならない(家に拘束される)

出張や旅行などにいくと気がひける

(いずれも自分の経験ですが)

そんなストレスをできるだけなくしたかったのです。

 

逆に言えば、

なぜ、デスクワークはいつも同じ「事務所」でしなければならないのか?

 

ホテルでも

公園でも

スタバでも

いいやん?

 

ということもいえます。

 

いま、すこしづつ

いや、かなり

これに近い環境が整ってきました。

 

さまざまな理由で人の拘束が難しい今、
今後はこういう働き方が

さらに求められてくると感じています。

 

在宅勤務、サテライトオフィスには

必要な環境

必要なしくみ

があると思います。

 

すこしシリーズで書いてみたいなと思います。

 

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2013年11月06日(水)更新

最低賃金で考えてみる

 

最低賃金で働いていらっしゃる方がいます。

香川県では10月24日より

最低賃金が674円から686円になりました。

(いずれも時給表示です)

 

事業主さん「じゃ、月にどれくらい上がるん?」

私「えーっと、12円の8時間、月21日で計算すると・・・

  約2000円!!」

 

昇給を検討されている事業主さん

ひとつの目安になるかもしれませんね♪

 

ちなみに全国平均では15円アップです。

 

最低賃金は地域別と業種別があり

地域別(都道府県ごと)で一番低いのは

例年沖縄。と思い込んでいたのですが(すみません)

昨年は高知と島根が一番低かったんですね。(652円)

 

今年は沖縄そして

宮崎、大分、熊本、長崎、佐賀の九州勢が並んでいます

そして

四国でも高知県が

中国では鳥取、島根が同着です。

 

そして首位はあいかわらず不動の東京都869円

2位もこれまた不動 神奈川の868円です。

(ちなみに大阪は819円です)

てことは香川県との差は
月額で約3万!?
ぎゃーーー

これもひとつの指標に。。

 

地域別最低賃金の全国一覧

 

 

 

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会社概要

顧客の職場環境をより良く働きやすく整えます ホームページ【e-team】   http://www.e-team.jp/ facebookページ【労務の3S】 http://www.facebook.com/e.team/

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個人プロフィール

奈良県生まれ大谷大学短期大学部卒業転職4回(大阪にてベアリングメーカー、広告代理店、建設業等勤務 高松にて会計事務所勤務、平成11年社会保険労務士試験合格 コンサル・社会保険労務士事務所にて勤務)2001年9月仲井京子社会保険労務士事務所開業2006年4月有限会社e-team設立2007年よりAB...

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コメント一覧

  • :ブログ所有者[06/27]
  • お役目
    • 原守男様 コメントありがとうございます。。 お役目ご苦労様です♪

  • :原守男[06/25]
  • お役目
    • 言えてますね まったく

  • :ブログ所有者[12/14]
  • ホノルルマラソン3
    • 古芝会長 コメントありがとうございます。...

  • :古芝保治[12/14]
  • ホノルルマラソン3
    • 仲井京子さん 完走おめでとうございました。...

  • :ブログ所有者[08/03]
  • 停滞
    • ありがとうございます。 チーズいいですね。たとえはやはりすとんときます。...

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    こんにちは。【タオルはまかせたろ.com】タオルソムリエの寺田です。 「熊本震災復興支援チャリティー&出版記念感謝の夕べ」にお招きいただきました! 「人を育み 利益をもたらす『会社を強くする習慣』を出版された古芝さん、おめでとうございます! 全国から青森から沖縄まで古芝さんファンの縁者がお祝いに駆けつけ素晴らしい古芝さん らしい宴となりました。 出版された印税はすべて
  • 「熊本復興支援チャリティー&出版記念感謝の夕べ」 from フレキシブルチューブ、ベローズの三元ラセン管工業株式会社 高嶋 博 社長の日記
    今朝は直行だったので、いつものように朝一番にブログを書くことが出来なくて、昼になってしまいました。 先日ブログデ紹介させていただいた、新刊書「会社を強くする習慣」の出版記念パーティーが天王寺都ホテルで「熊本復興支援チャリティー&出版記念感謝の夕べ」が開催され、招待を頂き出席してきました。 北は青森から南は沖縄まで全国から古芝会長さんから縁を頂いている方たちがお祝いに駆けつけて素晴らしい