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2019年08月22日(木)更新

業務フローとチェックリストの見直し

昨日はミーティングで
算定と年度更新の反省会をしました。


業務フローと工程ごとのチェックリストを
数年前よりつくってそれで運用しており
毎年修正するので
かなり精度が上がって
リードタイムも早くなり、ことしは
事務所始まって以来、本来の期日の7月10日終了ができました。

それでも
役所ルールや書式変更で修正が必要
さらにスムーズに進むための改善
ミスやヒヤリハットを防ぐためのしくみ
など、やるべき調整はたくさんあります。
みんなからいろんな案と修正が出て
修正したしたフロートチェックリスト
これで来年はさらにうまく流れるのではないかと期待します。


3Sをやりだす前までは
手続をする顧客リストを担当者がつぶしていく
というだけの管理で
やり方や確認方法は個人任せだったのが
今では考えられません。


チェックリストがあれば
業務の見える化ができ
みんなの意見も集約しやすく
改善が進みます


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【第2木曜日 事務所見学会&オフィスの3S講習会開催】
~どうやって3Sを進めて行ったらいいのか、実際の現場にてお伝えします~
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【The Outward Mindset(New 箱セミナー企業研修)】
~マインドセットをうまく扱えなければ組織の変化は行き詰る~
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2019年07月04日(木)更新

パラパラ動画で1日を客観視

先日3S例会で
会長から面白いカメラ機能をおしえていただきました。
 

それが
「タイムラプス」


時間の経過」を意味する英語「time lapse」から来ているようで
その名前の通り時間が経過する様子を早回しで見ることで、
そのようなことができる動画を「タイムラプス動画」、
またそのような動画を撮影することを「タイムラプス撮影」といいます。
(byネットより)
 

動画は画像が重いし
ちょっとだれる部分があるのですが
パラパラ漫画みたいで
なかなかおもしろいんですね。


iPhone,iPadにも機能があって
導線など
日常の動きを確認する際
やってみてもよいかもしれません


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2017年10月27日(金)更新

社内のコミュニケーションツール

事務所内のコミュニケーションツールでfacebookを使っています。
非公開のグループを使って
日報をはじめ
いろんなながれていく情報をまわしていて
とっても便利なのですが
難点は個人のアドレスを使うため、
間違って一般の書き込みに入れてしまうこと。

昔ちょくちょくやってしまっていて
これはだめだと思い
一般のものは見るの専門、
個人のかきこみはやめました。


しかし、スタッフの中にも
個人でFBを使っている子もいて
中には、一緒のアドレスはつかいたくない子は
別アカウントをとるのですが
その場合、使いにくいので
コミュニケーション率は格段に落ちるんですね。。

うちのような小さな事業所は
専用のSNSを導入するのもコスト的に悩ましかったのですが


今年の6月にfacebookのビジネスバージョンが出ていたようです。
「workplace」というものでほぼつくり・機能はfacebookと同様で
今、実験中なんですが
なかなか、いけそうです。

 

4,5年ぶりくらいに
また個人facebookデビューしよっかな?

 

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2017年09月30日(土)更新

音声入力

以前からあったら便利だな。。
と思っていた音声入力アプリ


あるじゃないか。。

 

しかも、かなり正確に入力してくれる。。


これで原稿書いてみた。。


ん。微妙な言い間違いまで
打たなくていいんだって。。


ブラインドタッチで30年(汗)
いまやしゃべる速さで打てるのと
見ながら修正できるので
やっぱり打つ方が早いかな(笑)

でもいつもキーボードがあるとは限らない。。。


ふいに思いついたアイデア
フレーズ
パソコンだしたり
メモをとるよりしゃべった方が早いかもね。


あと、パソコン入力が苦手な人
業務の引継ぎ、日報なんかも
これを活用したら
けっこういけるかも。。。

世の中便利になっても
どう活用するかのコーディネートは
まだまだ人間のアイデアの余地にありそうです♪


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2015年08月29日(土)更新

お局様をなくす環境


昔、「お局様」といわれる方がいらっしゃったが
いまも、名前はさだかでないが
そういう存在の方がいらっしゃるようだ。

いわゆるお局様は
古いだけではない。
一般的に仕事ができる。

経験を積み
この人しかわからない経験知、暗黙知があり
この人に聞かなければわからない

それは、難しいことだけではなく
この書類はどこにあるのかとか
宛名はどうしたらいいかとか
封筒はどこに頼むのかとか
輪ゴムはどこにしまうのかとか
ピンキリだ。

聞く方も気を使うなら
教えるお局様もめんどくさい。
忙しい時にはきつい口調にもなるし
同じ事を聞かれるとイラッともする。

自分はああはなりたくないと思っていても
同じ環境に立たされると
たぶん、おそらく、おなじようになる。

ということはこれをなくすには

仕事を見える化し
「どこ」「だれ」「いつ」「なにを」
誰でもわかるようにすること

そんな環境を作ることで
お局様は素敵な先輩になるかもしれない。


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2015年08月04日(火)更新

ペーパレスでのロックの見える化問題


なにやらスタッフがざわついている
聞いてみると
「データがなくなった!」
という。
「あるで。ほら」←わたしは権限者だから見える
「え?検索かけても出てきません!」

デジタルドルフィンで検索をすれば出て来た事務所のあらゆるデータ
Pマークの要件を備えて行くと
アクセス制限が必要になり
権限者しか見れないものがいくつか出て来た。
が、その鍵は見えないので、
逆に混乱化することもある。。

情報が「ない」のか「見えないだけ」(鍵)なのか。。
もうすこし工夫が必要ですね。

ペーパレスへの道は
まだまだ奥深いです(汗)


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2014年12月16日(火)更新

カードを使ったWeb勤怠

 

最近事務所でなにかとブームの

「動画」

Web勤怠の説明を

動画化してみました。


昨日、お客様の所でお見せした所

なんとなく伝わったようで嬉しいです♪

 

無料でイメージを伝えられる

IT環境に感謝です。

 

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2014年11月30日(日)更新

自信の見える化

今日で11月も最後ですね。

週末まで目標にとどいていなかった
3Sの改善実績「誰いつメモ」
朝来て見たら
心配していた11月の成績も
無事、目標の70を超えていました。

いままでこの目標については
未達だったことは一度もありません。
当初はなにがなんでもと、
足らずはわたしが月末に徹夜してでもの気持ちで埋めてきましたが
いまは、その危機感が全体に広がったかんじです。

期日を守る
約束を守る

これが、いや、これしか自信にならないと思います。
「ちゃんとできた」という自分自身の良心への納得感=自信

みんなの自信が目に見えて嬉しいです。

 

 

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2014年11月27日(木)更新

番組仕立て

 

昨日は年末調整の勉強会をさせていただきました。

うちの給与ソフトを使って

源泉徴収票まで作成していただくための手順です。

近頃はソフトの出来がかなり良くて

きちんとした知識とデータがそろっていれば

相当簡略化できます。

 

その、きちんとした知識ですが。。。

マニュアルはあるものの

「読むのがめんどう」

「読んでもわからない」

ということでの勉強会なのですが。。

 

こんなの見つけました。

https://www.nta.go.jp/webtaxtv/

 

Web-TAX-TV

国税庁、がんばってます。

映像でおしえてくれます

しかも、ニュースキャスターばり!

 

うちもこれからは

マニュアルはこれでいきたいです!

これからは役者の資質もいるな。。

 

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2014年09月18日(木)更新

ポカよけ対策

 

先日、娘の部活の先生の報告のことを書いたが

やはり、社内でもお客様でも意識してみると

 

提出物をきちんと上げる

言われた事をすぐにする

ルールを守る

 

こういったことが

「催促されなくても」きっかり出来る人は

仕事の評価が自ずと高くなります。

 

もちろん、「わざと」していない人等基本的にいません。

出来ていなかったほとんどが「うっかり」「忘れてた」

いわゆる「ポカ」レベルです。

 

3Sでは人間にはこのポカが前提に

「ポカ」よけとして

整頓の5頓(定位置、定量、定方向、表示、標識)があるわけで

ルールを見える化して

わすれないしくみをつくるわけです。

 

資質的に「ポカ」が少なければよいのですが

凡人は個人レベルで「ポカ」よけ対策をしなければ

評価はあがってきません。

 

「ポカ」よけ対策としては

○メモをする

○スグにする

○見直しの時間をつくる

○自動化する

○習慣にしてしまう

○人に見てもらう、時間をずらして見る

 

といったことが個人的には思いつきます。
スグするは、なんの道具も時間もいらず
それこそ今スグできることなので
オススメです♪

 

なお「気をつける」はポカよけ対策には経験上、絶対にならないので

なんらかの「対策」を失敗するごとに

地道に実行して行った人が

仕事の評価・信頼を気築いていく事ができるのだとおもいます。

 

 

 

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個人プロフィール

奈良県生まれ大谷大学短期大学部卒業転職4回(大阪にてベアリングメーカー、広告代理店、建設業等勤務 高松にて会計事務所勤務、平成11年社会保険労務士試験合格 コンサル・社会保険労務士事務所にて勤務)2001年9月仲井京子社会保険労務士事務所開業2006年4月有限会社e-team設立2007年よりAB...

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